20. januára 2021

Digitálny odborník, ktorý prišiel s konceptom „Nula správ v maili“, už roky vysvetľuje, že mal na mysli niečo iné, než to, čo ľudia pochopili.

Na úvod disclaimer: Človek, ktorý skompiloval tento článok, má 160 neprečítaných mailov. A počet (pomaly) rastie. Ak by sa pripočítal aj Slack, Hangouts a niekoľko ďalších komunikačných kanálov, asi by to vydalo na pár stoviek.

Koncept nulového inboxu

A teraz k „Inbox Zero“: čo chcel digitálny guru Merlin Mann pred vyše 15 rokmi povedať týmto konceptom? To zero (nula) nemá označovať  záväzok, že v doručenej pošte každý večer (po konci pracovnej doby) nebude svietiť nič nové. Malo to byť iba metaforou pre čas, ktorý má človek venovať myšlienkam na svoju doručenú poštu v mailovej schránke.

Vlastne ide o presný opak posadnutosti sledovaním a vybavovaním prichádzajúcej pošty. To je predsa úloha pre sekretárky či nastavenia emailového softvéru. Pokiaľ však nie ste sekretárka, neustály výkričník s neodpísanou poštou, ktorý vám svieti v hlave, môže spôsobiť viac škody ako osohu. Mailová schránka je totiž často podobným „rušičom“ koncentrácie na prácu ako mnoho iných stránok, chatov a aplikácií, ktoré vám počas dňa uberajú pozornosť.

Ako sa popasovať s mailovou schránkou

Namiesto snahy o boj s aktuálnym počtom správ odporúča mnoho stránok v duchu Mannovho prístupu nasledujúce rady:

Reklama

1. NEnechávajte emailový program spustený či otvorený.

2. Vyhraďte si na kontrolu pošty primeraný počet časových úsekov počas dňa.

3. V tomto čase prepošlite, vymažte, archivujte a stručne zodpovedajte všetko, čo sa len dá. Dlhšie maily, pokiaľ sú dôležité, skúste vybaviť telefonicky, prípadne si na takúto poštu určite počas týždňa čas, keď sa im budete venovať.

4. Zložitejšie maily presuňte do priečinka „Treba odpovedať“ (a zabudnite na ne :)).

To je všetko. Dodržujte tieto rady, najmä tú poslednú, a možno sa vám bude žiť lepšie.

Možno by ste sa po prečítaní tohto článku mohli pokúsiť podobné zásady aplikovať aj na všetky chaty, Slacky, Hangouty a iné zabíjače pozornosti. A ak majú kolegovia podobné problémy, mohli by ste si zaviesť napríklad časy zastihnuteľnosti a podobné užitočné pravidlá.

Zaujímavosť na záver

Posledná rada na záver: netrápte sa, stále ste na tom ešte dobre. Za jeden z rekordov v čase (ne)odpovedania na listy sa považuje korešpondencia cisára Františka s kancelárom Metternichom z 30. rokov 19. storočia.

Z Metternichovho diára sa zachovalo pár sklamaných poznámok k listom od jeho veličenstva, v ktorých cisár zasielal svoje stanovisko na kancelárove štátoprávne plány spred desiatich rokov. Z odpovedí totiž nebolo celkom jasné, či si Kaiser Franz všimol, že sa pomery (a panovníci) medzičasom v Európe tak trochu zmenili.

Článok je súčasťou januárového seriálu Ako byť lepší v roku 2021. Každý deň v ňom prinesieme jednu jednoduchú radu, ktorá vám pomôže splniť niektoré z vašich novoročných predsavzatí.

Doteraz sme priniesli napríklad tieto rady: 

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk.

Ľutujeme, vašu emailovú adresu sa nepodarilo prihlásiť k odberu.
Ďakujeme za vaše prihlásenie!

Potrebujete ráno získať rýchly prehľad?

Odoberajte Forbes Espresso

O aké témy máte záujem?