„Ľudia, ktorí nikdy nemajú čas, spravia toho najmenej,“ tvrdil nemecký vedec a satirik Georg Christoph Lichtenberg. Všetci máme k dispozícii 24 hodín denne. Ale prečo to vyzerá, že niektorí ľudia sú schopní využiť každú jednu minútu? Vedia, ako si efektívne manažovať čas.
Chcete vedieť, ako sa stať majstrom v organizovaní času? Začnite týmito 20 užitočnými tipmi:
1. Vytvorte si časový audit.
Prvým krokom, ktorý musíte spraviť, je zistiť, na čo čas naozaj míňate. Môže sa vám zdať, že ste strávili len 30 minút posielaním e-mailov, ale v skutočnosti vám to zaberie hodinu z vášho dňa.
Najjednoduchší spôsob, ako si strážiť čas, je stiahnuť si aplikáciu – ako napríklad RescueTime, Toggl alebo Calendar, kde počas jedného týždňa zaznamenáte všetko, čo robíte.
Potom si môžete pozrieť report, na ktorom uvidíte, čo vám ukrajuje z času. S týmito informáciami môžete urobiť potrebné úpravy v harmonograme.
2. Dajte si na každú úlohu časový limit.
Podľa mojich skúseností je dobré mať na každú úlohu časový limit, lebo to pomáha proti tomu, aby nás niečo vyrušilo a taktiež proti prokrastinácii.
Napríklad, ak chcem napísať článok, dám si na to dve hodiny. Ak začnem o ôsmej, skúsim to mať do desiatej napísané. Stáva sa z toho potom aj akási hra.
Keďže si nechávam na úlohy a aktivity nejakú rezervu, tak ak ich nedokončím v stanovenom limite, stále môžem na nich pracovať bez toho, aby mi ukrojili z času rezervovaného na niečo ďalšie.
3. Vytvorte si zoznam, čo všetko musíte urobiť.
„Všetky ciele a projekty sa skladajú z menších častí, ktoré je nevyhnutné urobiť, aby sme mohli dosiahnuť náš cieľ alebo dokončiť projekt. Vytvorte si zoznam úloh pre každý cieľ a projekt, v ktorom budú vymenované všetky kroky, ktoré sú potrebné na jeho dosiahnutie,“ hovorí William Lipovsky.
„Oktrem toho, že vám to pomôže v sústredení sa, bude vás to tiež motivovať, lebo uvidíte, čo ste už urobili a čo vám ešte ostáva spraviť.“
Napriek tomu sa môžu vyskytnúť prerušenia, ktoré vám budú brániť, aby ste úlohu dokončili. William odporúča, aby ste sa sústredili na to, že „vždy sa k nim vrátite a dokončíte ich hneď ako to bude možné“.
4. Plánujte dopredu.
Jedna z najhorších vecí, ktoré môžete urobiť, je začať deň bez toho, aby ste mali vytvorený plán, čo budete v ten deň robiť. Namiesto toho, aby ste sa sústredili na to, čo treba urobiť, sa bezcieľne prechádzate a zaoberáte sa nepodstatnými vecami.
Preto by ste si vždy mali veci naplánovať pomocou jednej z nasledujúcich možností:
- Večer predtým: Skôr ako odídete z práce, využite posledných 15 minút na upratanie si vecí v kancelárii a na vytvorenie zoznamu najdôležitejších úloh na nasledujúci deň.
- Ako prvé hneď ráno: Počas vášho ranného rituálu si napíšte 3 – 4 najurgentnejšie a najdôležitejšie záležitosti, ktoré musia byť v ten deň vyriešené a pracujte na nich vtedy, keď ste najproduktívnejší.
5. Strávte deň prácou na najdôležitejších úlohách.
Mark Twain raz povedal: „Ak je vašou prácou zjesť žabu, je najlepšie urobiť to ráno ako prvé. A ak je vašou prácou zjesť dve žaby, je najlepšie zjesť tú väčšiu prvú.“
Nechutné? Áno. Ale Twainovou pointou je, že najzložitejšie a najväčšie úlohy je najlepšie vyriešiť hneď ráno.
Sú dva dôvody, vďaka ktorým je toto veľmi účinný trik pri manažovaní času:
- Prvým z nich je, že väčšinou máte ráno najviac energie. Takže je lepšie vyriešiť tieto úlohy skôr, ako budete vyčerpaní.
- Druhým dôvodom je, že dobrý pocit z ich vyriešenia vám pomôže pri ďalšej práci počas dňa.
6. Naučte sa zadeľovať a outsourcovať prácu.
Pre niektorých ľudí je ťažké prenechať svoju prácu niekomu inému. Iní zase nemajú čas zaúčať druhých.
Zadeľovanie a outsourcovanie práce však naozaj šetrí čas, keďže vás to odbremení od niektorých úloh. Tým pádom sa potom môžete venovať dôležitejším veciam alebo menej pracovať.
Buď preneste niektoré zodpovednosti na členov tímu alebo si najmite niekoho, kto má s danou prácou už skúsenosti. A určite sa vám oplatí investovať aj do zaškolenia vlastných zamestnancov.
7. Vyhýbajte sa polovičatej práci.
„V dnešnej dobe, keď nás na každom kroku niečo vyrušuje, je veľmi jednoduché rozdeliť našu pozornosť medzi to, čo by sme mali robiť a to, čím nás spoločnosť bombarduje,“ píše James Clear.
„Väčšinou sa snažíme riešiť správy, e-maily a rôzne úlohy popri tom, ako dokončujeme nejakú ďalšiu úlohu Málokedy sa stáva, že sme plne sústredení na jednu konkrétnu vec. Bez ohľadu na to, kde a ako sa chytíte do pasce polovičatej práce, výsledok je vždy rovnaký. Nikdy nie ste plne sústredení na to, čo práve robíte. Málokedy venujete niečomu dlhší neprerušovaný čas a trvá vám potom dvakrát tak dlho, aby ste dokončili len polovicu práce,“ dodáva Clear.
„Jediná cesta k sústredenej práci, ktorú poznám, je úplné eliminovanie všetkého rušivého. Len tak sa môžeme vyhnúť polovičatej práci.“ Vyhraďte si niekoľko hodín na dôležitý projekt, ale telefón nechajte v inej miestnosti.
8. Zmeňte svoj harmonogram.
Ak máte s časovým manažmentom problém, riešením môže byť aj zmena vášho rozvrhu.
Napríklad, namiesto toho, aby ste spali do 6.30 hod., zobuďte sa o hodinu skôr. Pre mňa osobne je 5.15 ráno najproduktívnejšia časť dňa, keďže mám čas cvičiť, naplánovať si deň, prezrieť si e-maily a dokonca aj pracovať na vedľajších projektoch bez toho, aby ma niekto rušil.
Zvážte aj skoršie vstávanie cez víkendy a možno zredukujte čas, ktorý strávite pozeraním televízie.
9. Nechajte si rezervný čas medzi úlohami a stretnutiami.
Skákanie hneď od jednej úlohy alebo jedného stretnutia k druhému sa síce môže zdať ako dobré využitie času, ale v skutočnosti to má opačný efekt. Potrebujeme čas na to, aby sme si vyčistili myseľ a dobili energiu prechádzkou, meditáciou alebo len tak, bdelým snívaním.
Napokon, ľudský mozog je schopný sústrediť sa len zhruba 90 minút vkuse. Je teda oveľa náročnejšie ostať sústredenými a motivovanými, keď nemáme prestávku.
Nechať si rezervný čas môže taktiež pomôcť vyhnúť sa neskorým príchodom na stretnutia. Pre mňa je najideálnejší rezervný čas 25 minút.
10. Buďte organizovaní a venujte sa vždy jednej úlohe.
Priemerný Američan strávi 2,5 dňa ročne hľadaním vecí, ktoré nevie, kam dal. V dôsledku toho ročne zaplatia 2,7 miliardy dolárov kúpou náhradných vecí. Namiesto mrhania časom aj peniazmi, buďte organizovaní.
Začnite tým, že všetko bude mať svoje miesto a že veci vždy vrátite tam, kam patria. Na konci dňa si upracte svoje pracovné miesto a vytvorte si systém na uloženie dokumentov.
A venujte sa vždy len jednej úlohe. Väčšina ľudí uvádza ako hlavný dôvod strácania vecí práve multitasking.
Paretov princíp, známy aj ako pravidlo 80/20, hovorí o tom, že 80 % výsledkov pochádza z 20 % úsilia. Často sa to používa pri predaji, keďže 80 % zisku zvyčajne pochádza od 20 % zákazníkov,“ píše Renzo Costarella vo svojom príspevku.
„Pre zjednodušenie si vyberte päť úloh, ktoré potrebujete splniť. Použitím tohto princípu budete pravdepodobne môcť väčšinu úloh na vašom zozname vylúčiť. Môže vám to spočiatku pripadať neprirodzené, ale časom sa naučíte venovať sa len najdôležitejším úlohám,“ navrhuje Renzo .
12. Používajte online kalendár.
Kalendáre boli vždy základným nástrojom pre manažovanie času. Online kalendáre ho však pozdvihli na vyššiu úroveň. Máte k nim prístup z viacerých zariadení, ľahko si v nich naplánujete stretnutia a nastavíte pripomienky, vytvoríte časové bloky, nastavíte opakujúce sa udalosti.
Jedným z najlepších je Google Calendar, prípadne môžete použiť aj Outlook či Apple Calendar.
13. Prestaňte sa snažiť byť perfektní.
Keď ste perfekcionista, nič nebude nikdy dosť dobré. To znamená, že sa budete stále dokola vracať k tým istým veciam, čo nie je vôbec produktívne.
Takže, nebuďte perfektní. Nedá sa to. Urobte veci najlepšie, ako viete a choďte ďalej.
14. Povedzte „nie“.
Samozrejme, že nechcete nikoho nahnevať. Ale aj vy máte svoje limity. Takže ak už máte plný harmonogram, odmietnite pozvánku na večeru alebo pomoc kolegovi na projekte, až kým na to nebudete mať čas.
15. Zaveďte si kľúčové návyky.
Charles Duhigg, autor knihy The Power of Habit zaviedol výraz „kľúčové návyky“. Čo to vlastne je? Jednoducho povedané, sú to návyky, ktoré zmenia váš život – ako napríklad cvičenie, sledovanie toho, čo jete, vytváranie rituálov a meditácia.
Tieto návyky nahradia vaše zlozvyky a pritiahnu ďalšie dobré návyky. Vo výsledku budete zdravší, koncentrovanejší a schopnejší manažovať svoj čas.
16. Nezabíjajte čas čakaním.
Namiesto zabíjania času čakaním si radšej nájdite spôsoby, ako ten čas efektívne využiť. Napríklad, kým sedím v čakárni, čítam knihu, počúvam podcast alebo si načrtnem nadchádzajúci príspevok na blog.
17. Pracujte z domu.
Vedeli ste, že priemerný Američan dochádza približne 26 minút do práce? Okrem samotného dochádzania zabijete veľa času tým, že sa musíte vychystať, takže cesta do práce a späť zaberie zbytočne veľa času.
Aj keď to nie je možné v každej práci, práca z domu aspoň dvakrát týždenne vám môže ušetriť niekoľko hodín.
18. Nájdite inšpiráciu.
Keď som bez nápadov, použijem inšpiratívne zdroje ako napríklad TED Talk. Je to jednoduchý spôsob, ako znova zapáliť iskru, motivovať sa a pustiť sa späť do práce.
19. Spojte podobné úlohy dokopy.
Keď máte prácu, ktorá spolu súvisí, spojte ju. Napríklad, neodpovedajte na e-maily a telefonáty cez deň. Vyhraďte si na ne osobitný čas.
Dôvod? Rôzne úlohy vyžadujú rôzne spôsoby myslenia. Ak spojíte súvisiace úlohy dokopy, váš mozog nemusí prepínať a vám to bude šetriť čas.
Toto je taktika Lea Babautu, ktorý je zakladateľom blogu Zen Habits. Takže podľa Lea: robiť menej znamená „menej je viac“ a „menej je lepšie“.
Dosiahnete to tak, že spomalíte a sústredíte sa na veci, ktoré musíte urobiť. Keď tak urobíte, robte danú aktivitu čo najlepšie, ako viete. Vaše výsledky budú potom oveľa hodnotnejšie.
Článok vyšiel na Forbes.com. Autorom je prispievateľ John Rampton.
Našli ste chybu? Napíšte nám na [email protected]
