31. marca 2019

Bolo to len nedávno, keď sme zamenili náš týždenný míting za skupinový videorozhovor. V tomto hovore sa k nám pripojili dvaja kolegovia z ďalších krajín. Spolupracovali sme na troch rôznych dokumentoch zdieľaných cez internet. Od tohto rozhovoru a prvých pár dokumentov zdieľaných virtuálne sme narástli do plne distribuovaného tímu s kolegami z Austrálie, na Filipínach, v Singapure, v Londýne, Prahe, New Yorku a v Kolumbii. Používame niekoľko softvérov, ktoré nám pomáhajú robiť našu prácu a kolaborovať efektívne.

Čo začalo tým prvým zmäteným rozhovorom medzi skupinou ľudí, ktorí chceli dosiahnuť viac slobody v práci, bol vlastne prvý základný kameň silného tímu. Tímu, ktorý dnes pracuje plynule a cíti sa spojený aj napriek fyzickej vzdialenosti.

Distribuované tímy nanovo definujú všetko, čo dominuje tradičným pracoviskám. Vytvárajú cestu k tomu, aby sme odznovu premysleli to, čo považujeme za efektívnu prácu. Tento koncept nám umožňuje prehodnotiť úplné základy práce vrátane pracovných hodín a platu. Zasahuje hlboko do motivácie a poslania tímu.

Toto sú obavy a príležitosti

Obavou číslo jedna, ktorú niektorí pociťujú, je, že táto skúsenosť nedokáže dostatočne replikovať skúsenosť z fyzických pracovísk. Avšak o to tu vlastne vôbec nejde. Načo replikovať staré, keď môžeme pristúpiť k tejto istej výzve z úplne novej perspektívy? 

Napriek tomu je práca na diaľku mnohými ľuďmi stále považovaná za druhoradú, limitovanú, alebo doplnkovú. Firmy sa pasujú s potrebami ich zamestnancov, ktorí požadujú viac času s rodinou, čo sa často považuje za prekážku. Zamestnanci preferujú pracovať z komfortnejších priestorov ich domovov ako medzi 4 stenami kancelárie. Mnohí si uvedomujú, že pracovať v otvorených priestoroch nie je také prospešné, ako sa očakávalo. A celkovo, hromadné sťahovanie ľudí za prácou do miest, ktoré sme zaznamenali počas industriálnej revolúcie, začína strácať  v dnešnej dobe atraktivitu.

Práca na diaľku? Toto je 6 dôvodov, pre ktoré manažéri nedovoľujú ľuďom pracovať virtuálne

Virtuálna práca pritom ponúka obrovské príležitosti v nasledujúcich smeroch: pomáha nám dostať sa k talentu bez ohľadu na geografiu, umožňuje ľuďom pracovať tam, kde sa cítia najkomfortnejšie a ponúka príležitosť na nové vyspelejšie pracovné vzťahy postavené na komunikácii, efektivite a dôvere namiesto kontroly.

Princípy kolaborácie

Poďme sa pozrieť na to, ako otvoriť dvere novým príležitostiam cez prácu na diaľku, prebádať nápady, ako ušetriť čas, peniaze a dosiahnuť viac efektivity a produktivity v tímoch.

1. Alfa a omega je dôvera

Základ úspechu pri akomkoľvek type tímovej práce je dôvera. Keď sa ľudia nestretávajú osobne, môže nastať takzvaný dojem čiernej skrinky. Je to dojem, že nemáme informácie o tom, ako ostatní pracujú a vykonávajú svoje úlohy. V kancelárií máme tendenciu sa domnievať, že keď máme ľudí pod jednou strechou a pod dohľadom, že títo ľudia sú produktívni.

Byť fyzicky prítomný nezaručuje sústredenie a zapojenie. V kanceláriách, ci už samostatných alebo aj v zdieľaných priestoroch, môžu byť ľudia úplne odpojení od práce. Koľkokrát sa vám stalo, že ste v mysli cestovali mimo kancelárie a potrebovali sa trochu prevetrať, no museli ste ostať sedieť na stoličke?

Ponúka flexibilnú prácu a manažuje na diaľku. 6 rád od šéfa Microsoftu, ako to zvládnuť

Vzájomná dôvera v to, že každý dokážeme manažovať svoj čas, energiu a zručnosti, je začiatok úspechu. Tam, kde je vzájomná dôvera, vzniká priestor na nasledovné: ľudia pracujú autonómne, ľudia preberajú zodpovednosť za svoje úlohy a dosahujú výsledky. Vďaka tomu sa vyspelosť a profesionalita celého tímu zvyšuje.

Keď je dôvera nízka, kontrola rastie. Toto vedie lídrov k mikromanažovaniu, ku kontrole pracovných priestorov. Naopak vysoká miera dôvery sa prejavuje tým, že vedenie dáva ľuďom priestor, ktorý potrebujú na vykonanie práce. Toto umožňuje zamestnancom pracovať s väčším pocitom slobody, čo zároveň umožňuje aj vyššiu mieru kreativity. Tento prístup k vyžaduje od členov tímu aby si uvedomili, že ich čas aj schopnosti sú zdroje, ktoré odovzdávajú zamestnávateľovi a že sú zodpovední za ich najefektívnejšie využitie.

2. Odkomunikovať treba všetko a feedback pýtať hneď

Keď zamestnanci nepochopia presne, čo sa od nich očakáva, spôsobí to omeškania v celom projekte. V prípadoch, kde každý pracuje sám, je nemožné uspokojivo ukončiť prácu bez pochopenia zadania. Nič by nemalo byť skryté alebo zámerne zatajené. Práve naopak, je treba definovať, dohodnúť a zdieľať prácu čo najtransparentnejšie. Základom je, aby zadávateľ projektu presne vyjadril, čo požaduje.

V tomto prípade komunikácie nikdy nie je dosť a mala by byť prítomná v rôznych formách. Už v skorých fázach našej práce je prínosné zdieľať, čo sme vytvorili, a získať feedback, aby sme sa uistili, že sme na správnej ceste.

Efektívna komunikácia by sa mala odohrávať verbálne, písomne, ale aj vizuálne. 

3. Menej času a viac rozptýlení prinesie často viac výsledkov

Efektívnosť je nepriamo úmerná času. Čím menej času strávime vykonávaním práce, tým efektívnejšími sa stávame. Samozrejme, nie všetko by sme mali optimalizovať smerom k efektívnosti, ale je dôležité poukázať na stereotyp fixných pracovných hodín a na míňanie energie a času, ktoré vznikajú kvôli očakávaniam, že budeme vždy k dispozícii, vždy pripravení.

Zdieľané pracovné priestory nás môžu rušiť. Okrem mítingov sa pasujeme aj s kolegami, ktorí vchádzajú do nášho priestoru počas toho, ako vykonávame úlohy, na ktoré sa potrebujeme sústrediť. Týmto sa čas, ktorý trávime vykonávaním úlohy, radikálne predlžuje a sme viac náchylní robiť chyby.

Práca na diaľku dokáže riešiť práve niektoré z týchto problémov. Keď sú dôvera a komunikácia optimalizované, stávame sa pánmi svojho času a máme podmienky pracovať vtedy, keď sme najproduktívnejší a tam, kde sa nám pracuje najlepšie. Prečo teda nepovzbudiť tímy smerom k tejto efektívnosti? 

Keď potrebujeme prestávku, môžeme nájsť stimuláciu v podobe prechádzky, športu, času osamote alebo s rodinou či priateľmi. Je dôležité mať príležitosť na takéto rozptýlenia. Je to príležitosť na kognitívny, nervový a fyzický reset systému. Po takejto skúsenosti sa väčšinou vrátime do práce s obnoveným entuziazmom – sme lepšie naladení, viac zapojení, povzbudení novými nápadmi a energiou, ktorá je zdrojom našej kreativity.

Ak zvažujete práce na diaľku, alebo čiastočne pracujete týmto spôsobom, určite sa zamýšľate nad otázkami týkajúcimi sa časových zón, odmeny za prácu, ktorá nepodlieha konvenčnému 8-hodinovému intervalu, manažovania tímu, alebo konkrétnymi nástrojmi, ktoré vám umožnia naplno ťažiť z novo objavenej slobody pre vás a váš tím.

V ďalšom článku sa pozrieme na rôzne faktory a nástroje, ktoré nám pomáhajú byť efektívnejší, keď pracujeme a kolaborujeme na diaľku.

Autorka Veronika Janečková je zakladateľka spoločnosti BizTreat, dvíha produktivitu, efektívnosť práce a náladu v tímoch.

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk