Prešlo päť rokov od spustenia flexibilného pracovného prostredia v spoločnosti Microsoft. Podarilo sa im znížiť náklady na telekomunikácie, cestovanie a kancelárske potreby. A osem z desiatich zamestnancov je teraz podľa nej spokojnejších. Ako manažovať zamestnancov na diaľku radí šéf Microsoftu pre Česko a Slovensko Rudolf Urbánek.
1. Nechajte rozhodnúť zamestnancov.
Rudolf Urbánek upozorňuje na výskum, ktorý ukázal, že vplyv flexibility je najviac pozitívny vtedy, keď ľudia pracujú mimo kancelárie približne polovicu času, teda dva – tri dni v týždni. V Microsofte o tom, rozhodujú zamestnanci.
Firmy už silou značky neohúria. Mladí hľadajú flexibilitu a voľnosť
„Keď majú ľudia možnosť organizovať kedy, kde a ako chcú pracovať, budú efektívnejší a šťastnejší. Je to z dôvodu, že takto je pre nich jednoduchšie si organizovať aj svoj súkromný život,“ vysvetľuje šéf spoločnosti pre Slovensko a Česko.
Rudolf Urbánek. Foto: archív Microsoft
Bežný zamestnanec pobočiek Microsoftu podľa neho pracuje tri dni z kancelárie. Zvyšok zahŕňa prácu z kancelárie zákazníka alebo partnera, home office (prácu z domu), cestovanie a podobne. Rozhodnutie je na každom zamestnancovi a tíme.
2. Zaveďte tímový deň.
V Microsofte funguje tzv. tímový deň, ktorý sa podľa Urbánka osvedčil. Všetci členovia tímu vtedy prídu do kancelárie – aby sa zabezpečilo, že sa budú všetci stretávať pravidelne.
„Flexibilita si vyžaduje vysokú úroveň osobnej zodpovednosti a disciplíny, a je dôležité, aby každý človek vyhodnotil, čo je pre neho najlepšie,“ tvrdí. Aj keď vo firme pracujú radi z domu, z kaviarní, počas cestovania či zo sídiel svojich klientov, podľa Urbánka je dôležité, aby sa pravidelne osobne stretávali v kancelárii.
Rudolf Urbánek vyštudoval Ekonomickú univerzitu v Bratislave. Od apríla tohto roku šéfuje českej a slovenskej pobočke Microsoftu. Predtým pôsobil 16 rokov v spoločnostiach T-Mobile Czech Republic a Slovak Telekom. V posledných rokoch bol výkonným riaditeľom segmentu podnikových zákazníkov pre Slovensko a Česko, pričom mal na starosti obchodnú stratégiu, predajné kanály, vývoj nových produktov, plánovanie a analýzy pre riadenie vzťahov so zákazníkmi, zákaznícke služby a ICT dodávky. V minulosti zastával rôzne pozície v obchode a marketingu.
3. Nepodceňujte technológie.
Profesionálne cloudové technológie sú podľa Urbánka nevyhnutné a bez nich by sa zmena, o ktorej hovoríme, nedala realizovať. „Umožňujú totiž prístup a spoluprácu odkiaľkoľvek a zároveň zachovávajú najvyššiu úroveň bezpečnosti dát,“ hovorí.
Premýšľajte ako Hessel, Kulich či Cifra. Aké knihy odporúča 5 top slovenských CEO?
V tímoch Microsoftu používajú napríklad ich cloudovú službu Office 365, najmä Microsoft Teams, Skype for Business pre hovory aj virtuálne stretnutia, OneDrive pre zdieľanie a spoluprácu či OneNote pre tímové poznámky.
4. Pripravte manažérov.
Urbánek odporúča vyskúšať najprv flexibilné pracovné prostredie na vymedzený čas, a to s členmi tímu, ktorí o to majú záujem. „Poznám manažérov vrátane špičkových lídrov, ktorí neverili na home office, kým to sami nevyskúšali. Po niekoľkých dňoch názor úplne zmenili, pretože sa ukázalo, že pracovali naozaj efektívne,“ hovorí. Dôležitá je podľa neho príprava ľudí na nový druh práce, keďže si vyžaduje iný štýl vedenia.
Bez papierov, bez kancelárie. Čo sa po pol roku takéhoto fungovania naučil šéf ČSOB
V začiatkoch je základom otvorená komunikácia so zamestnancami. „Naši ľudia nám povedali, že majú obavy, že budú musieť pracovať počas víkendov, lebo pracuje aj ich šéf. Nakoniec sme ich obavu vyriešili. Povedať veci nahlas znamená, že ľudia sa potom pri danej činnosti cítia komfortnejšie,“ hovorí.
5. Stanovte jasné pravidlá aj ciele.
Pri flexibilnej práci musí mať tímlíder a každý člen tímu jasnú predstavu o cieľoch projektu aj o spôsobe merania výsledkov. „Flexibilita nie je anarchia, pravidlá sú absolútnym základom takejto spolupráce,“ vysvetľuje Urbánek a dodáva, že práca odkiaľkoľvek neznamená byť online a pracovať stále. Dôležité sú preto pravidlá. Tiež by ste mali odmeniť spoluprácu aj zdieľanie, nielen individuálny výkon.
6. Dôverujte.
Technológie by sa podľa Urbánka mali využívať na kontakt s členmi tímu, nie na ich kontrolu. „Ak ste s nimi v kontakte, budete vedieť, čo robia,“ hovorí. Najlepším prostriedkom kontroly je podľa neho dosiahnutie požadovaných výsledkov aj spokojnosť zamestnanca.
