14. októbra 2019

„Veci sú buď dôležité, alebo urgentné, nikdy nie oboje,” zdôrazňuje Eisenhowerov princíp lektor David Kálmán počas nášho stretnutia a dodáva, že práve množstvo času, ktorý venujeme odsúvaniu maličkostí, nás brzdí v dosahovaní našich cieľov.

Ako však správne odkomunikovať, čo máme na mysli? Ako sa nedostať do konfliktu a naučiť sa byť asertívnym tak, aby pre nás okolie nebolo bremenom, ale prínosom na ceste za dosiahnutím vlastných priorít? A ako si jednotlivé kroky na ceste za úspechom naplánovať?

David Kálmán má za sebou 14 rokov pôsobenia v oblasti manažmentu, obchodu a vzdelávania. V súčasnosti pôsobí ako externý lektor v Satori Stage, KC Dunaj či Novej Cvernovke a v rozhovore nám priblížil základné aspekty „sedliackeho rozumu” v tých najbežnejších životných situáciách.

Počas svojich prednášok a workshopov sa venujete problematike komunikácie. Vo všeobecnosti platí, že ak by ľudia oveľa viac komunikovali, nevznikalo by množstvo nedorozumení. Vidíte však vy ako expert rozdiel v tom, ako máme komunikovať problémy v pracovnom prostredí a, naopak, v súkromí?

Rozdiel v tom v zásade nie je, pretože v oboch prípadoch je najdôležitejšie, aby boli k sebe ľudia úprimní. Často sa v práci v prípade konfliktu na niečo hráme a potom príde firemná akcia a pod vplyvom „dobrej nálady” sa zmeníme na niekoho úplne iného. Samozrejme, že sme potom pri každej ďalšej príležitosti ľahšie prekuknuteľní.

Preto vždy na komunikačných workshopoch učím ľudí, aby boli sami sebou. Vyhnú sa tak situáciám, keď za nimi v práci prídu kolegovia a spýtajú sa, či by im to vedeli povedať aj normálne a nie s prímesou pretvárky.

Slováci neovládajú nemčinu. Firmy, ktoré ju vyžadovali sa jej v inzerátoch vzdávajú

Záleží však zrejme aj na type osobnosti. Nie každý je schopný odkomunikovať hocijaký problém bez komplikácií.

Jednoznačne. Veľmi často si myslíme, že sa s niekým nevieme dohodnúť, no problém je v skutočnosti v tom, že ide len o iný typ človeka ako sme my. Rozpoznať konkrétny typ môžeme nielen podľa spôsobu reči, ale aj podľa toho, ako si niekto zariaďuje kanceláriu, ako má uložené veci, akým spôsobom hovorí a ako volí slová.

Skutočný problém napríklad vzniká v prípade, ak sa stretne naozajstný introvert s extrovertom. Aj tu ale funguje jedno základné pravidlo, a tým je kladenie otázok. Ľudia sa pri riešení problémov zabúdajú pýtať, a pritom klásť otázky je alfou a omegou hlavne v prípade komunikácie s introvertmi. Nemôžeme na nich skočiť a čakať, že spracujú našu odpoveď rovnako rýchlo, ako sme im položili otázku. Najčastejšie totiž dôjde k tomu, že nestihnú prijať všetky informácie, ktoré sme na nich vychrlili a vznikne problém.

Čo ale v prípade, ak  máme počas konfrontácie v práci pocit, že náš názor alebo náš nápad je naozaj ten správny? Ako o tom presvedčiť ostatných tak, aby sme nepôsobili namyslene alebo silene?

Netreba byť presvedčený o tom, že svoj názor dokážeme presadiť len a len silou. Zvyšovanie hlasu a hádanie sa k lepšej atmosfére v kolektíve neprispeje. Aj preto sa vrátim opäť k otázkam. Práve nimi dokážeme druhú stranu presvedčiť, aby sa pozreli na problém aj z iného uhla pohľadu. Stačí krátke „ako by si to ty spravil”, alebo „čo keby sme sa na to pozreli z tohto hľadiska” a odrazu uvidíte, že skutočne začnú nad vecou premýšľať aj trošku inak ako doteraz.

Vo vlastnej vzdelávacej agentúre učí, ako obstáť na trhu práce. Ľudia sa musia naučiť akceptovať zmenu

Do akej miery však potom zakomponovať cudzie nápady, aby sme boli spokojní aj my aj oni?

To už hovoríme o správnom korigovaní. Manažéri by však nemali stále prichádzať s riešeniami bez toho, aby dali priestor vyjadriť sa aj svojim ľuďom. Či už je to medzi kolegami alebo medzi šéfom a jeho tímom, pýtanie sa na názor druhých projekt dokáže len obohatiť.

Iné to však býva z pohľadu zamestnanca, ktorý môže mať skvelý nápad, no bojí sa s ním vystúpiť, pretože sa, nebodaj, zosmiešni. Je podľa vás správne sa v takomto prípade premôcť?

V takejto situácii je dobré, ozvať sa na porade ako prvý. Väčšinou majú totiž ostatní tendenciu súhlasiť s prvým odzneným nápadom. Netreba sa preto báť. Veľa skvelých myšlienok ide často do zabudnutia práve preto, že sme sa báli ozvať, alebo sme nevyužili „prvotný” moment.

Často sme však oveľa zhovorčivejší v prípadoch, kedy by bolo pre nás prospešnejšie byť ticho a riešiť si svoje vlastné veci. Inými slovami, nevieme povedať nie a nútime sa do vecí len preto, aby s nami náš šéf alebo kolegovia boli spokojní. Ako sa zachovať v takomto prípade?

Toto je veľmi dobrá otázka, pretože trápi veľmi veľa ľudí. Až 40 % tých, ktorí chodia na moje prednášky, má problém s časom len kvôli tomu, že nevedia povedať nie z jedného jediného dôvodu. Boja sa.

Aj v tomto prípade však existuje východisko, a tým je poznanie vlastných priorít nielen v práci, ale aj v živote. Len málokto chce predsa každému človeku vyhovieť a sedieť za to do deviatej večer v práci. A to som ani nespomenul fakt, že väčšina takýchto typov ľudí  je veľmi ľahko zneužiteľná a hneď, ako sa v práci objaví niekto nový, pošlú ho práve za nimi. „Choď tam, on ti pomôže,” to je typická veta, ktorá nováčikov privedie k tým donekonečna ochotným, ktorý však práve kvôli tomuto svojmu správaniu nežijú vlastný život.

David Kálmán, ktorý má za sebou 14 rokov pôsobenia v oblasti manažmentu, obchodu a vzdelávania a v súčasnosti pôsobí ako externý lektor v satori Stage, KC Dunaj či Novej Cvernovke. Foto: Archív Davida Kálmána

Ako to myslíte?

Na jednom z mojich workshopov som mal raz päťdesiatročnú pani, ktorá ostala ticho a po chvíli si uvedomila, že celý život žila pre niekoho iného. Všetkým hovorila áno a nikdy nerobila to, čo naozaj chcela. Tri týždne po mojej prednáške sa mi však ozvala s tým, že konečne začala robiť to, čo ju naozaj baví, behať, bicyklovať, variť obľúbené veci a žiť svoj život.

Prečo však máme taký problém postaviť seba ako prioritu?

Bojíme sa, že nás ľudia prestanú mať radi, že sa na nás nabudúce neobrátia. Každý sa chce cítiť potrebný a dostať istú dávku uznania. Aj v tomto prípade však existuje trik, ktorý nás aj napriek tomu, že neodpovieme kladne, nepostaví do zlého svetla.

Stačí povedať „rád by som ti pomohol, ale teraz riešim niečo dôležité.” Ak udáme dôvod, vôbec nezáleží na tom, či sme povedali slovíčko „nie”. Bez udania dôvodu totiž dávame ľuďom priestor na to, aby si ho vytvorili sami, väčšinou postavený na nereálnych základoch.

Pekným príkladom je aj cestovanie. Ak stojíme v zápche a nevieme prečo, hneváme sa. Preto už začali umiestňovať tabule o rekonštrukcii s nápisom, že to robia pre nás a máme byť trpezliví. Jednoducho ako ľudia potrebujeme zdôvodnenie. Na cestách, aj v práci.

Dávid Kálmán verí, že štýl komunikácie musíme voliť podľa toho, s akým typom človeka ju vedieme. Foto: Archív Davida Kálmána

Lenže, čo urobiť v prípade, ak chce od nás niečo náš nadriadený? Množstvo ľudí nezvláda svoje každodenné úlohy, no nie je schopných povedať svojmu šéfovi „nie” .

Tu treba pracovať aj so správaním samotného šéfa. Ten by nemal hádzať všetku prácu na najlepších, nemusí sa mu to vyplatiť. Prví totiž hlavne kvôli náporu zle prerozdelenej práce a nedocenenosti, odchádzajú. Cítia sa byť nespravodlivo odmenení a zneužívaní.

Preto je v prípade vzťahu medzi šéfom a zamestnancom veľmi dôležité nastaviť si pravidlá a všímať si, kedy je nevyhnutné, aby sa do práce pustil celý tím, pretože jednotlivec to kapacitne zvládnuť nemôže, aj keď sa na danú úlohu podujal.

Existujú však aj proaktívni ľudia, ktorých práca baví. Aj preto občas idú za hranice svojich síl bez toho, aby si to vôbec uvedomili. Čo je jasným indikátorom toho, že by sme mali spomaliť aj napriek tomu, že nás práca napĺňa?

Tomuto typu správania sa hovorí angažovanosť. Podobní ľudia sú výborní, pretože sa cítia v práci dobre, chcú sa učiť nové veci. Avšak chvíľa, kedy to začína byť abnormálne a nezdravé, nastáva vtedy, keď nevedia zaspať. Keď premýšľajú príliš veľa o práci aj doma. Keď sedia v kine a zrazu si uvedomia, že pracujú, keď sedia so svojimi deťmi alebo na večeri a hlavou sú pritom stále v práci.

Aj vám sa podarilo znížiť počet hodín, ktoré ste venovali práci z dvanásť na sedem. Ako?

To, že obetujem práci veľa, som si uvedomil raz na jednom príbehu. Pán sedel u lekára a mal veľké žalúdočné problémy. Odrazu tam prišla sestrička a povedala, že potrebuje niečo vybaviť, doktor ju prijal a za sekundu bolo po probléme. Potom mu zazvonil telefón a opäť niečo zvládol za pár minút dať do poriadku. Po chvíli sa pozrel na pána s problémami a spýtal sa ho, čo ho vlastne trápi. Ten sa postavil a povedal, že už nič. Odrazu si totiž uvedomil, že všetky tie maličkosti, ktoré doktor za sekundu vybavil, on tlačil pred sebou, trápili a stresovali ho až do takej miery, že mu spôsobovali žalúdočné problémy.

Primälo ma to vziať všetky papiere, ktoré mi ležali na stole, vytiahnuť jeden a zistiť, že vybaviť všetky veci, ktoré sú na ňom napísané, by mi trvalo nanajvýš 30 sekúnd. No namiesto toho som si ich všetky iba kopil.

Začal som sa preto riadiť pravidlom dvoch minút. Čo viem vybaviť do dvoch minút, vybavím hneď. Maličkosti nezapisujem. Občas majú ľudia viac diárov ako úloh a ich zapisovanie im trvá viac ako samotné vyriešenie. Odrazu som robil viac čo sa týka výkonu, za menej hodín a vo štvrtok som už mal v podstate voľno. Preto vždy na workshope hovorím, choďte domov a vypíšte si pred spaním všetky úlohy, ktoré stoja za to a treba sa ich v čo najkratšom čase zbaviť. Máte tak za sebou prvú fázu, pretože ste to dostali z hlavy a konečne sa vyspíte. Druhá fáza je plánovanie, kedy dané veci spraviť. Nie však všetkých dvadsať naraz, nikdy ich nesplníme.

Nie je to len o lenivosti?

Sčasti. Ale musíme si uvedomiť, že kedysi dávno sme vôbec nemali toľko podnetov, toľko kanálov, ktorými sme prijímali informácie. Neustále nám niekto píše, niečo ťuká, chodia nám pracovné emaily. Máme toľko vstupov, že sa nevieme dostať k maličkostiam. O to viac treba dať veciam systém.

Počas workshopov spomínate, že naše rozhodovanie niečo urobiť je konfrontované takzvanou rozhodovacou paralýzou. Čo to vlastne je?

Je to bežný jav. Za deň sme schopní urobiť len niekoľko rozhodnutí, pričom najľahšie nám to ide ráno a najťažšie večer. Aj preto výskumy dokazujú, že až 95 % súdnych rozhodnutí padne doobeda, poobede je väčšina procesov odročených, aby sa sudcovia nemuseli rozhodovať. Preto treba počet banálnych rozhodnutí eliminovať už večer, rozhodnúť sa, čo budeme raňajkovať a čo si oblečieme, aby sme si nejaké ranné rozhodnutia ušetrili.

Základom je mať naplánovaný deň a poznať svoje priority, nemrhať časom a rozhodnutiami na maličkosti. Aj Eisenhowerov princíp hovorí o tom, že veci sú buď dôležité, alebo urgentné, nikdy nie oboje. Príkladom je napríklad vynesenie smetí. Nie je to dôležitá úloha, ale je urgentná, a ak začnú smrdieť pred dverami sú len urgentnejšou úlohou, nie dôležitejšou.

Preto sa treba zamerať na to, čo považujeme za svoju prioritu a robiť pre to všetko. Urgentné záležitosti by sa pri dobrom plánovaní ani nemali stávať, alebo by sa mali postupom času eliminovať. Ak mám termín o týždeň v pondelok, teraz pre mňa urgentný nie je, v nedeľu ale bude, no dôležitosť sa nezmení. Je len moja chyba, že som sa tomu nevenoval skôr.

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk