23. augusta 2019

Som zahltený. Som pozadu. Už sa neviem dočkať toho, keď všetko dokončím. Kedy naposledy ste si povedali niečo podobné o svojej práci? Tieto frázy používate na to, aby ste vyjadrili svoje emócie, akými sú úzkosť, stres či ohromenie. Niekedy však odhalia i pravdu o vašom pracovisku. Cítite sa zahrabaní, pretože zahrabaní naozaj ste. Neporiadkom. 

Niektorí z vás majú celkom určite predstavu, podľa ktorej je chaotická a preplnená kancelária typickým znakom zaneprázdneného a produktívneho zamestnanca. „Moja kancelária je jeden veľký neporiadok, no viem, kde sa v nej čo nachádza.“ To je celkom bežná mantra. Veríte teda, že chaos na pracovnom stole je znamením pre kolegov, že máte toľko dôležitej práce, že sa nedokážete na chvíľu zastaviť, aby ste si veci upratali.

Aká farba sa hodí do kuchynky? Takto by sa mala navrhovať moderná kancelária

Všetko je ale úplne naopak. Častejšie totiž chaotická kancelária ukazuje na dezorganizovaného, nesústredeného a vystresovaného zamestnanca, ktorý zaostáva a nemá veci pod kontrolou. Dobrou správou je, že svoje veci môžete usporiadať. Stačí, aby ste minimalizovali zbytočnosti.

Ako má vyzerať moderná kancelária? Architekt menuje 4 trendy

Pracovný priestor je predsa vaším odrazom. Musí vám preto dobre slúžiť. Skôr, než sa pustíte do upratovania, si teda objasnite, ako chcete, aby váš priestor fungoval. Aký má byť jeho hlavný účel? Chcete, aby bol inšpiratívny a kreatívny, alebo aby bol užitočný? Bude slúžiť len vám alebo sa v ňom plánujete stretávať s kolegami či zákazníkmi? Objasnenie účelu priestoru vám uľahčí rozhodovanie o tom, čo si v ňom ponechať a čoho sa zbaviť.  Tu je 6 spôsobov, ako sa na pracovisku zbaviť neporiadku a vytvoriť produktívnejšie pracovné prostredie:

1. Vyčistite si skrinky, zásuvky i skrine.

Zbavte sa všetkého, čo je zastarané alebo zbytočné. Začnite s počítačovým príslušenstvom. Káble, ktoré patrili k bohviečomu, USB kľúče a staré príručky, ktoré sú pravdepodobne k dispozícii i online, či neaktuálne externé disky.

Potom prejdite na kancelárske produkty. Eliminujte všetky duplikáty. Potrebujete predsa iba jednu zošívačku a lepiacu pásku, no nie? Zbavte sa vecí, ktoré už nepotrebujete. Kedy naposledy ste použili dierkovač? Ak máte v telefóne aplikáciu kalkulačky, tak zrejme reálnu kalkulačku nepotrebujete.

Následne sa zaoberajte spotrebným materiálom. Perami, ceruzkami, poznámkovými papiermi, farebnými zvýrazňovačmi, a tak ďalej. Väčšina z vás spotrebúva kancelárske potreby pomerne pomaly. Ak máte viac ako šesťmesačné zásoby, niektorých vecí sa zbavte alebo si ich uložte mimo dohľadu.

2. Znížte počet kníh v policiach.

Ako sa rozhodnete, ktoré knihy si máte nechať a ktoré by ste mali darovať? Začnite tým, že si ich vytriedite do štyroch kategórií:

  • Knihy, ktoré ste nikdy nečítali a reálne neočakávate, že ich niekedy čítať budete. Tieto darujte.
  • Knihy, ktoré ste čítali, no už sa k nim nikdy zase nevrátite. Aj tieto darujte.
  • Knihy, ktoré ste čítali a výrazne ovplyvnili váš život. Nechajte si ich. Alebo ešte čosi lepšie. Požičajte ich niekomu inému, kto by z nich raz mohol ťažiť rovnako ako vy.
  • Knihy, ktoré ste čítali a viete, že sa k nim budete chcieť vrátiť. Nechajte si ich.

3. Zjednodušte si steny, kóje a nástenky.

Kriticky sa pozrite na steny kancelárie alebo vašej kóje, ktoré definujú váš priestor. Sú preplnené fotografiami, plagátmi alebo inšpiratívnymi tabuľami? Máte „ego stenu“ plnú diplomov a certifikátov? Máte na stene pripevnené police, ktoré sú plné preplnené malými predmetmi? Zbavte sa všetkého, čo je skôr rušivé než užitočné. Tiež zložte police, tabule alebo nástenky, ktoré nepotrebujete.

4. Prejdite si svoje kartotéky.

Aj v digitálnom veku si mnohí z vás určite uchovávajú papierové spisy. Na zakladanie dokumentov potrebujete zložky, štítky a kartotéky. A kartotéka plná neporiadku je pripomienkou, že vo vnútri týchto zásuviek je kopa papierov, s ktorou si raz budete musieť poradiť. A ten čas nastal práve teraz. Prejdite si papiere a vyhoďte to, čo bežne nepotrebujete.

5. Zbavte sa nábytku alebo doplnkov, ktoré už nepotrebujete.

Vyhodili ste dosť nepotrebných spisov a teraz sa môžete zbaviť škaredej kovovej kartotéky? Skvelé! Urobte to. Ďalšími kandidátmi na vyhodenie sú napríklad knižnice, stoličky, lampy, elektronika alebo hodiny.

6. Vytvorte si otvorenú plochu.

Je váš pracovný stôl zaplnený vecami, o ktorých si myslíte, že ich musíte mať poruke? Buďte odvážni a zbavte sa všetkého, čoho môžete. Naozaj potrebujete hodiny, keď máte čas na počítači a telefóne? Naraz môžete písať iba jedným perom alebo ceruzkou, nie je to teda dosť? Skúste ukladať doplnky (zošívačky, lepiacu pásku, poznámkové bloky, a tak ďalej) radšej v zásuvke.

Ak sa niečoho nedokážete zbaviť, skúste to presunúť na lepšie miesto. Práca, nech už je platená alebo dobrovoľnícka, tvorí veľkú časť vašich životov a toho, prečo na tejto planéte vlastne ste. Buduje vo vás predsa dôstojnosť, sebadôveru a zároveň vám umožňuje prispievať a pridávať hodnotu spoločnosti a zlepšovať životy ostatných. Minimalizovaním svojho pracovného priestoru maximalizujete svoj potenciál. Z takéto priestoru sa stáva prostredie, ktoré vám pomôže urobiť svojej práce viac, lepšie a s minimom stresu.

Vďaka minimalistickej kancelárii môžete zostať v práci na vrchole. A to je presne ono. Keď ste na vrchole, tak toho uvidíte oveľa viac. Môžete predvídať problémy, snívať o možnostiach a začať podnikať kroky na dosiahnutie cieľov.

Prispievateľ Joshua Becker píše pre Forbes.com o osobných financiách. 

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk