3. decembra 2018

Kalendáre, to-do listy či inbox zero. Nástroje, bez ktorých sa nezaobídu mnohí zaneprázdnení pracovníci. Forbes zisťoval, aké prístupy k time manažmentu majú top ľudia slovenského biznisu.

Tatiana Ondrejková

CEO Pelikán

tatiana ondrejková

Asi najzákladnejší nástroj na organizovanie môjho času, ktorý používam, je kalendár. Ten je aj najkľúčovejší, pretože na základe toho moji kolegovia vedia, kedy som k dispozícii na stretnutia a kedy nie. Ak aj nemám práve stretnutie, ale musím preštudovať nejaký materiál, pripraviť sa na dôležité stretnutie, potom si na to vyhradím čas práve v kalendári.

Nesmú tam chýbať ani moje večerné aktivity, napríklad že idem do divadla, kina či na pracovnú večeru, aby som na to popri všetkých mojich povinnostiach náhodou nezabudla. Zároveň používam poznámkovú aplikáciu, kde si robím podrobné záznamy z každého stretnutia a zapisujem si tam nápady.

Priznajte si chybu, pridá vám to na autorite.
8 rád, ako byť lepší, od šéfky Pelikánu

Vždy sa snažím používať aplikácie, ktoré sa automaticky synchronizujú na každom počítači, mobile, ktorý používam, aby som ich mala vždy pri sebe. V každom prípade, pri organizovaní času je podľa mňa najdôležitejšia sebadisciplína. Ak ju nemáte, potom vám nepomôže ani tá najlepšia a najinteligentnejšia aplikácia na organizovanie času a úloh.

Michal Meško

CEO Martinus

Michal Meško

Nie som militantne organizovaný človek, ale dospel som do štádia, keď sa snažím držať princípu Inbox Zero (metóda, pri ktorej sa snažíte mať mailingový list prázdny alebo takmer prázdny, pozn.red.), mať „vyčistený“ to-do list a vychádzať z princípov GTD (Getting things done, metóda, ktorú zostavil kouč David Allen v rovnomennej knihe).

Hrabali lístie a zbierali zemiaky. Prvé brigády Meška, Cifru či Kisku

Čas a úlohy si už dlhé roky kompletne organizujem výhradne cez to-do aplikáciu (Things) a kalendár v počítači mám synchronizovaný s mobilom. Snažím sa plánovať „stretkové“ a „bezstretkové“ dni, preto keď už začnem niektorý deň napĺňať stretnutiami, tak ich čo najviac smerujem práve na ten deň. Vďaka tomu sa mi darí do harmonogramu začleniť aj úplne voľné dni, keď nie som viazaný žiadnym programom a môžem sa posadiť na celý deň do niektorej kaviarne a pracovať odtiaľ. Inak fungujem v štandardnom „škôlkarskom“ režime, čiže 9:00 – 16:30.

Lucia Šicková

Spoluzakladateľka Pixel Federation

Lucia Šicková

Plánujem týždne vopred, sú aktivity, ktoré mám v kalendári permanentne – zobrať deti zo školy/škôlky, plávanie/beh, stretnutia výboru, stretnutia s tímom, a potom sú ad hoc aktivity, ktoré dávam do kalendára tak, ako prichádzajú – od stretnutí cez pripomienky. Neplánujem s rezervami, preto, bohužiaľ, prichádzam na stretnutia veľmi na tesno alebo meškám, čo má vždy mrzí. Aktuálne sa snažím zredukovať nové aktivity, aby som dostala svoj kalendár pod kontrolu.

Andrej Kiska mladší

Partner Credo Ventures

Andrej Kiska ml.

Väčšinu môjho bežného týždňa okupuje tzv. manažérsky kalendár: mítingy a telefonáty s tímami, ktoré mi prezentujú business plány, alebo participácia na predstavenstvách firiem, do ktorých sme už investovali. Nástroje na plánovanie kalendáru mám dva: Outlook a Todoist. Outlook na prácu s mailom a Todoist na zachytenie akčných bodov, ktoré vyplynú z iných zdrojov ako email (mítingy, telefonáty).

Snažím sa používať aj tzv. „budovateľský“ alebo „developerský“ kalendár: manažér si v kalendári blokuje typicky kratšie intervaly (30 až 60 minút) na jednotlivé mítingy, zatiaľ čo developer potrebuje na určité aktivity omnoho dlhšie bloky, napríklad pol dňa. Pri niektorých činnostiach totiž trvá dlhšie, kým sa dostanete do správneho rytmu, a keď ste už v ňom, chcete takto zotrvať čo najdlhšie, bez vyrušení.

Preto sa v kalendári snažím nájsť každý týždeň 3- až 4-hodinové bloky na aktivity, ktoré vyžadujú tento developerský prístup: písanie článkov/blogov, tvorba prezentácií, hlbšie ponorenie sa do špecifického sektoru či biznis plánu a podobne. Napríklad vo Facebooku majú niektoré tímy každú stredu „bezmítingový deň“, je to niečo, čo sa snažím napodobniť.

Článok je súčasťou seriálu V koži manažéra.

Hlavné foto: Miro Nôta
Ostatné foto: Diana Mráziková (T. Ondrejková) a archív Forbes