20. septembra 2018

Všetci máme v živote nejaké očakávania. A to pravdaže zahŕňa i tie každodenné, nech už ide o dokončenie konkrétnej úlohy alebo osobný cieľ, ktorým môže byť napríklad  cvičenie.

No niekedy je reality úplne iná. Napríklad, pokiaľ vám trvalo písanie blogového príspevku dlhšie, tak meškáte na večeru. Výsledkom je jednoducho sklamanie.

Samozrejme, niektoré veci nedokážeme kontrolovať. To, že dostanete defekt na pneumatike cestou do práce, jednoducho nedokážete predvídať. Ak však z domu odchádzate o hodinu skôr, tak je z tejto nehody len malá nepríjemnosť, pre ktorú nebudete musieť meniť plány, ktoré máte na konkrétny deň pripravené.

Nechajte si v kalendári miesto pre seba. 7 rád ako byť lepší od Jakuba Ptačina

Ide jednoducho o to, ako dobre zvládate svoje časové očakávania.  Dobrou správou je, že môžete použiť svoj kalendár a nastaviť si tak realistické očakávania na každý deň. Pomôcť vám v tom môže táto pätica spôsobov:

1. Odhadnite, ako dlho budete plniť úlohy

Určite ste už zažili také ráno, že ste sa prebudili a mali ste pocit, že pokojne ovládnete celý svet. Poviete si, že zo svojho zoznamu úloh vyškrtnete čo najviac položiek. Chcete zvládnuť tucet telefonátov, naplánujete si pätnásť stretnutí a po čase strávenom s rodinou plánujete vyraziť do posilňovne. Aká je však pravdepodobnosť, že to všetko splníte?

Piatok v práci nie je malá sobota. 6 tipov na zvýšenie produktivity od trénera top manažérov

Väčšina z nás má skreslenú predstavu o čase, ktorý denne trávime vybavovaním emailov, telefonovaním, prípravou stretnutí, mimoriadnymi udalosťami a ešte i dochádzaním. A tak máte na konci dňa šťastie, ak sa vám podarilo splniť polovicu všetkého, čo ste pôvodne chceli. Následne sa cítite porazení a frustrovaní, pretože ste nenaplnili vlastné očakávania.

V takýchto momentoch sa zíde kalendár. Ten vám môže pomôcť presnejšie odhadnúť čas plnenia jednotlivých úloh a vy si tak môžete naplánovať svoj deň. Odporúčam vám, aby ste počas celého týždňa sledovali svoje denné aktivity.

2. Vyhraďte si čas na splnenie týchto úloh

Neexistuje žiadny overený spôsob na to, ako to urobiť. Záleží na tom, kedy ste najproduktívnejší. Väčšina ľudí je na vrchole svojich síl medzi 8 a 9 hodinou ráno. Ak je to i váš prípad, tak by ste sa mali práve počas tohto času sústrediť na tie najdôležitejšie ciele a úlohy. Ak chcete vykročiť tou správnou nohou, tu sú k dispozícii štyri denné metódy plánovania, vďaka ktorým zostanete sústredení:

  • Metóda blokovania času. Ide o to, aby ste konkrétnej úlohe pridelili určitý časový úsek. Napríklad si môžete zablokovať čas každý deň ráno od 8 do 10 hodiny na prácu, ktorá má najvyššiu prioritu.
  • Metóda najdôležitejšej úlohy. Zdĺhavé zoznamy úloh nahraďte jednou až troma najdôležitejšími úlohami. Vo svojom kalendári si naplánujte len tie.
  • Technika Pomodoro. Tá spočíva v krátkych pracovných intervaloch (25 minút), po ktorých by vždy mala nasledovať krátka prestávka. Do kalendára si tak poznačte 25-minútové bloky, počas ktorých sa budete venovať len tým najdôležitejším úlohám.
  • 90 minút sústredenej práce. Táto technika sa riadi vašimi ultradiánnymi rytmami. Pracujete teda neprestajne 90 minút a potom si dáte 20-30 minút na prestávku.

Nebojte sa však kombinovať tieto techniky. Snažte sa pre seba nájsť ten najproduktívnejší plán. Akonáhle tak urobíte, naplánujte si svoj ideálny deň do kalendára.

3. Vyznačte si deadliny

Kedykoľvek si nastavíte cieľ, tak k nemu musíte prideliť i termín. Zložité to môže byť pri dlhodobých cieľoch, keďže pri tých neexistuje skutočný dátum stanovený na ich uskutočnenie. Môžete si však zvoliť konečné termíny pre podporné krátkodobé ciele alebo kroky, ktoré vám tento dlhodobý cieľ pomôžu dosiahnuť. Akonáhle si tieto lehoty stanovíte, nezabudnite ich zapísať do kalendára a vyznačiť. To totiž slúži ako vizuálna pripomienka.

4. Plánujte robiť menej

Máte len 24 hodín denne. To znamená, že pokiaľ chcete svoje očakávania udržať na uzde, tak by ste mali plánovať, že toho urobíte menej. Po pridaní najdôležitejších úloh do kalendára si vyhraďte i čas na prestávky. Môžu mať 10 alebo pokojne i 20 minút. Počas nich nerobte nič spojené s prácou. A tiež si nezabudnite vyhradiť v kalendári priestor na svoju rodinu a cvičenie. Pokiaľ to totiž neurobíte, tak je pravdepodobné, že sa k tomu ani nedostanete.

5. Urobte si čas na vyhodnotenie

Po vytvorení produktívneho harmonogramu by ste si mali vyčleniť čas na jeho vyhodnotenie. Možno si všimnete, že musíte svoju stratégiu alebo plán prispôsobiť v dôsledku nepredvídateľných okolností. A tak sa pokojne môže stať, že sa pre aktuálnu situáciu budete musieť zbaviť úloh, na ktoré už jednoducho nemáte čas.

Hlavná foto: Pexels

Prispievateľ John Rampton píše pre Forbes.com o time manažmente.