8. júla 2020

Koľkokrát ste počuli o tom, že aby ste mohli svoje úlohy dobre zvládnuť, musíte poznať umenie plánovania? Ale čo ak klasické to-do zoznamy nefungujú a iba vás v skutočnosti brzdia? 

Za všetko môže čas

Počas organizovania práce opakovane neberieme do úvahy, koľko času nám konkrétne úlohy zaberú. Pravdepodobne sa tiež najskôr púšťate do tých záležitostí, ktoré sa dajú zo zoznamu ľahko odškrtnúť a nezaberú viac než pár minút. 

Potom však dospejete k tomu, že ste síce splnili množstvo drobností, ale dôležité strategické rozhodnutia zostali nedotknuté. Preto vaše projekty stoja a máte pocit, že nedokážete nič dotiahnuť do konca. 

Čo stojí za ľudským úspechom?
Podľa štúdie je kľúčom strategické myslenie

Otroctvo nedokončeného

To, čo nestihneme dorobiť, nás potom väčšinou straší a obťažuje. Sú to presne tie ťaživé myšlienky, ktoré sa otravne vkrádajú do mysle vo chvíli, keď chceme zaspať. V nadväznosti na ne nedokážeme kvalitne odpočívať ani sa plnohodnotne sústreďovať na niečo iné.

Naopak, z dokončeného cítime veľké uspokojenie, preto nám robí tak dobre odškrtávať položky na zozname povinností.   

Ako vyzerá váš ideálny deň? 

Podľa amerického biznis kouča Jasona Womacka nás predstava dokonalého dňa motivuje k práci. Odpovedať by sme si mali na otázky: Čo dnes chceme prežiť? Aké úlohy dnes potrebujeme dokončiť? V ktorom čase dňa sme najviac produktívni? 

Podľa svojich odpovedí si môžete plánovať čas s ohľadom na náročnosť konkrétnych úloh aj svojich cieľov. Týmto spôsobom môžete plniť včas tie povinnosti, ktoré skutočne horia. 

Bezcieľne scrollovanie vám kazí život.
Tu je návod, ako s tým prestať

Všetko potrebuje deadline

Pokiaľ úloha nemá jasné časové ohraničenie, keď má byť hotová, nedostaneme sa k nej nikdy. Preto si zoznam povinností rozplánujte do kalendára a ku každej priraďte konkrétny čas. Čím podrobnejšie je deň naplánovaný (vrátane hodín, keď máte voľno a chcete sa venovať napríklad ničnerobeniu), tým lepšie. 

Pomôže vám aj aplikácia Tick-Tick, ktorá dokáže zjednotiť váš kalendár, pracuje s dátami z vášho úložiska dát na cloude, pridáva upomienky podľa času a polohy a úlohy môžete zaradiť do štyroch úrovní podľa priority. 

Základné pravidlo produktívnej práce

Ak nezhodnotíte, akými záležitosťami trávite svoje dni, nikdy sa nedostanete k jadru toho, čo vám berie najviac času. Potom budete neustále v bludnom kruhu večného nestíhania. 

Aby ste všetko stíhali včas, nesmiete sa dostať do sklzu. Znie to jednoducho, ale nie je to ľahké: žiadna úloha vám nemôže trvať dlhšie, než ste si stanovili. Preto, keď si poviete: „Dnes mám na vybavenie e-mailov iba 40 minút,“ tak tento vopred určený čas musíte dodržať.  

Môžete si buď môžete nastaviť časovač na telefóne, ktorý vás po prekročení limitu upozorní, alebo pracovať s aplikáciou ProofHub, ktorá bude deadliny strážiť za vás. 

Bol dnes naozaj produktívny deň? 

Naplánujte si počas dňa, kedy budete vybavovať e-maily, správy na Facebooku a prezerať Instagram. Nie je to prehnané puntičkárstvo, ale spôsob, ako mať čas pod kontrolou. Čím menej sa necháme vyrušiť, tým výkonnejší si pripadáme. 

Neveríte si a bojíte sa, že budete navštevovať „zakázané“ stránky mimo vyhradeného času? Nainštalujte si ich blokáciu nazvanú Self Control, kde si sami nastavíte čas, počas ktorého dané weby nebudete môcť navštíviť. 

Pracovať menej a dosiahnuť viac?
Tu je päť otázok, ktoré by ste si mali zodpovedať

Čo robiť, keď všetko zlyhá? 

Potom je tu technika Pomodoro, ktorá svoj názov získala vďaka minútke v tvare rajčiny. Funguje tak, že 25 minút intenzívne pracujete a päť minút potom odpočívate. Systém vyhovuje všetkým, ktorí majú problémy so sústredením sa, pretože na krátke úseky to zvládne každý. 

Prečo sa do toho vôbec púšťať? 

Je možné, že vám všetky tie techniky štruktúry práce pripadajú náročné na čas a necítite ochotu ich vyskúšať. Ale len vďaka dôslednejšej organizácii budete lepší. 

Článok vyšiel v českom vydaní Forbesu a jeho autorom je Anna Nosková.

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk

Ľutujeme, vašu emailovú adresu sa nepodarilo prihlásiť k odberu.
Ďakujeme za vaše prihlásenie!

Potrebujete ráno získať rýchly prehľad?

Odoberajte Forbes Espresso

O aké témy máte záujem?