21. mája 2019

Ak ste v procese implementácie práce na diaľku pre seba alebo pre svoj tím, ste na správnom mieste. V poslednom článku sme sa zamerali na demystifikáciu toho, čo robí prácu efektívnou a na podmienky pre kvalitné vzťahy na pracovisku. V tomto článku sa pozrieme na nástroje aj praktické rady na využitie nového kontextu, ktoré distribuované tímy ponúkajú. Namiesto snahy replikovať tradičné kancelárie, poďme sa pozrieť na to, ako používať nové podmienky na zlepšenie celkovej pracovnej skúsenosti ako pre firmy, tak pre jednotlivcov.

1.Kedy má tím pracovať?

Jednou z prvých otázok, na ktoré ľudia myslia pri zriaďovaní distribuovaných tímov, je časový harmonogram pre prácu – kto a kedy je k dispozícii v závislosti od ich časového pásma a preferovaného pracovného času. Pripojiť ľudí do tímu z rôznych miest je možné dvoma rôznymi spôsobmi. Prvým je očakávať, že každý sa prispôsobí prevažnej väčšine alebo šéfkinej pracovnej dobe. Druhým je prediskutovať pracovné hodiny a preferencie pracovnej doby ešte počas prijímania do tímu. Namiesto očakávania, že najatý tím sa jednoducho prispôsobí preferenciám vlastníkov firmy alebo projektu, je spravodlivejšie a dlhodobo užitočnejšie diskutovať o preferovanom štýle práce počas procesu prijímania.

Tu je niekoľko faktorov na zváženie počas tohto procesu:

  • Výhodou toho, že sa ľudia nachádzajú v rôznych časových pásmach, je možnosť implementovať štafetový štýl práce. Kde jedna osoba skončí, ďalšia osoba môže pokračovať v práci. Niektoré typy projektového manažmentu ako napr. Kanban využívajú takýto systém na zvýšenie efektivity.
  • Dôvera a vzájomná zodpovednosť posilňujú tento proces. Každý preberá zodpovednosť za svoje úlohy a pomáha ostatným pri splnení ich úloh.
  • Pri štafetovej práci sa členovia tímu môžu dohodnúť na striedavých šichtách, aby sa uistili, že jedna konkrétna osoba nie je sústavne znevýhodnená v dôsledku ich časovej zóny. Toto zároveň posilňuje zmysel pre spoločné víťazstvo prostredníctvom spoločnej obete, namiesto koncentrovania obťažnosti na jednu konkrétnu osobu.
  • Väčšina komunikácie v tíme sa dá vykonať prostredníctvom hovorov a instantných správ. Moderné komunikačné nástroje sú navrhnuté tak, aby boli dostatočne rýchle a flexibilné, čím mnohokrát nahrádzajú email alebo osobné stretnutia.

Možno ste sa stretli so službami na zasielania správ, ako napríklad Slack, HipChat alebo Discord. Vo fyzickej kancelárii sa tieto často stávajú zámienkou nemusieť sa postaviť zo stoličky a riešiť problémy osobne. No pre distribuované tímy, je to iná situácia. Tvorcovia nástrojov na odosielanie správ si uvedomujú, že dnešná pracovná sila sa vzďaľuje od sídla spoločnosti a že ľudia sa približujú k tomu, kde sa odohráva život. Preto máme komunikačné nástroje, ktoré podporujú práve tento posun.

Tipy na appky, ktoré pomôžu

Nech ste kdekoľvek na vašej ceste k efektívnosti prostredníctvom spolupráce, v poslednej dobe začal prudko rásť súbor nástrojov a technológií určených na zlepšenie práce na diaľku. Ja by som sa rada s vami podelila o niekoľko z našich obľúbených nástrojov s nádejou, že by ste ich mohli tiež považovať za užitočné.

Projektový manažment: Trello, Asana, JIRA, Basecamp

Komunikácia: Slack, Zoom, Hangouts, HipChat, Discord

Dizajn: InVision, Mural, RedPen

Vývoj softvéru: Atlassian Tools, Github, Gitscrum

Virtuálne tabule: Real-time Board

Copywriting: Penflip, Google Docs

Zaznamenávanie času: Toggl, Hours

2. Prečo je dobré nastaviť tímu míľniky?

Ako vlastník firmy si predstavte, že platíte ľuďom len vtedy, keď doručia dohodnutý výsledok. Ako dodávateľ servisov si predstavte, aké by to bolo, vedieť presne, za čo ste zaplatený a mať možnosť zamerať sa len na to. Dni zbytočného sedenia v kancelárii len na to, aby ste nazbierali hodiny, sú dávno preč.

Odmena za prácu na báze projektu povzbudzuje ľudí, aby boli vysoko motivovaní a menej prokrastinovali. Toto pomáha ľuďom, aby vykonali prácu efektívne a mohli sa presunúť na iné veci.

Práca na diaľku? Toto je 6 dôvodov, pre ktoré manažéri nedovoľujú ľuďom pracovať virtuálne

Míľnikový prístup má potenciál zvýšiť kvalitu dodanej práce a ušetriť vzácne zdroje. Práca na základe odmeny za projekt/míľniky umožňuje pracovníkom lepšie sa oboznámiť s rýchlosťou ich práce. Pomáha im odhadnúť cenu za ich čas. Stanovená suma peňazí vyplatená na konci splnenia úlohy alebo v niekoľkých splátkach zaplatených pri dodaní čiastkových úloh dáva pocit istoty, ktorý nie je ale vždy bežný v práci na voľnej nohe. Napriek tomu v niektorých vzťahoch sa dáva prednosť platu na hodinovej báze alebo sa používa kombinácia míľnikov a hodín. Toto dáva zmysel najmä v prípade úloh a práce, ktoré nemožno presne merať čiastkovými výsledkami, napríklad poradenstvo a riadiace roly.

3. Vytvorte tímu účel

V distribuovaných tímoch je nevyhnutné, aby každý poznal svoju úlohu a nebol ponechaný napospas tomu pracovať na vlastnú päsť. To by mohlo spôsobiť odcudzenie a brániť tímu v postupe. Definovanie účelu tímu a úloh jednotlivcov je skvelá príležitosť každému ukázať, že jeho prínos je podstatný. Práca na úlohách, ktoré majú jasný účel pomáha zvyšovať produktivitu a angažovanosť v tíme. Jasne definované roly prídu takisto vhod pri monitorovaní a hodnotení výkonnosti, pomáhajú ľuďom rásť a optimalizovať zloženie tímu a jeho procesy.

4. Malý tím je dobrý tím

Účinnosť a efektívnosť menších tímov by sa mala kultivovať. Ako tím rastie, zameranie na každého jednotlivca sa začína deliť medzi viacerých. Niektorí si môžu myslieť, že viac ľudí pracujúcich na projekte je lepšie pre spoluprácu. Ale pre tímovú prácu je opak pravdou. Rozhodovanie, spolupráca a komunikácia sú hlavnými podmienkami efektívneho pracovného prostredia a v menších tímoch sa tieto podmienky najlepšie spĺňajú.

Tu sú niektoré dôležité faktory na zváženie pri formovaní tímov:

  • Pravidlo „two pizza“ pre tímy je geniálne pre maximalizáciu efektívnosti tímov. Cieľom je obmedziť veľkosť tímu na taký tím, ktorý môžete nakŕmiť len dvoma pizzami; toto obmedzí veľkosť do ôsmich členov alebo menej.
  • Keď sa tímy stanú príliš veľkými, čelíme nebezpečenstvu tzv. „groupthink“ a ďalších faktorov, ktoré pôsobia ako prekážka pre dosah jednotlivých príspevkov a slobodu vyjadrenia sa.
  • V práci na diaľku nemáme priestor pre ďalšie odcudzenie sa od členov tímu, pretože sme už ďaleko od seba fyzicky, čo je výzva sama o sebe. To je dôvod, prečo musíme pracovať spôsobom, ktorý nás privádza bližšie. Preto práve malé distribuované tímy sú tou správnou cestou.
  • Mnohé štúdie, ktoré sa datujú od roku 1931 (The Ringleman Efekt) až do nedávnej doby (The LEGO Study) dokazujú, že menšie tímy sa spájajú s vyššou efektivitou ako tie väčšie.

Práca z domu, práca z pohodlia

Mnohí hovoria o balanse medzi prácou a životom. No vytvoriť balans znamená robiť kompromis medzi dvoma zdanlivo konkurenčnými stranami. Ako takýto balans dosiahnuť, keď sa práca a život doslova zlučujú v našich domovoch? Náš voľný čas často trávime odpovedaním na pracovné e-maily a náš čas v kancelárii prehliadaním sociálnych médií. Tento trend rástol počas posledných dvoch desaťročí spolu s technológiou, ktorá zaznamenala obrovský skok. Musíme preto prehodnotiť, ako môžu tieto dva svety koexistovať a navzájom sa dopĺňať namiesto vzájomného súťaženia.

Prestali chodiť do kancelárie, tak ju zrušili. Aká je podľa prieskumu dôvera šéfov k práci z domu?

Nie je to prirodzené ani zdravé rozdeliť sa medzi prácu a život. Pred rokmi, keď industrializácia vstúpila do čias rozmachu, sme spravili čiaru medzi pracovným a osobným životom a s prácou sme spojili množstvo negatív, ako je režim, poslušnosť, kontrola a nedôvera. Popri tom, ako sme oddelili pracovný čas a pracovisko od pohodlia nášho domova a nášho osobného času, sme sa presťahovali do miest a k umelo vybudovaným priemyselným zónam. A tak to zostalo až do dnešnej doby.

Štúdie citované v Harvard Business Review a Forbes dokazujú výhody práce v miestach, ktoré sú nám príjemné a kde môžeme tiež vykonávať ďalšie činnosti, ktoré napĺňajú naše životy – ako je trávenie času s rodinou a priateľmi, cvičenie a trávenie času vonku. Prínosy sú hlavne v oblastiach efektívnosti, produktivity, duševného a telesného zdravia a pohody.

O benefitoch každodenného dochádzania do práce sa naopak veľa nehovorí. Takisto štyri steny kancelárie nie sú obzvlášť stimulujúce alebo inšpirujúce. V skutočnosti, toto sú negatívne faktory, ktoré nám zabraňujú v produktivite v našej práci.

Mnohí z tých, ktorí upravili svoj spôsob života, vrátane prehodnotenia toho prečo, ako a na čom pracujú, ťažia z práce na veciach, ktoré majú radi, v miestach, kde sa cítia pohodlne. Sú schopní ako produkovať hodnotnú prácu, tak aj žiť svoj život. A nie je prekvapením, že mnohokrát sú tieto oblasti úzko prepojené.

Autorka Veronika Janečková je zakladateľka spoločnosti BizTreat, dvíha produktivitu, efektívnosť práce a náladu v tímoch. 

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk