3. júla 2020

Prechod na home office by mal byť postupný a môže trvať aj niekoľko rokov. Na jeho urýchlenie sa oplatí využiť aj rady od firiem, ktoré týmto procesom už prešli. 

Slová home office, práca z domu či remote na nás vyskakujú v poslednej dobe takmer z každej strany. Sú firmy, ktoré zvládli transformáciu pracovných návykov lepšie, iní sa s prechodom zamestnancov do domáceho prostredia pasovali dlhšie. A kým pre niektoré spoločnosti bola predtým práca z domu nemysliteľná, globálne korporácie pracovali na prechode na home office už dlhšie obdobie. 

Jednou z takých korporácií je aj spoločnosť Microsoft, ktorá prešla na flexibilné fungovanie pred siedmimi rokmi. Ako na nedávnom online podujatí Forbes Reštart vyhlásil Rudolf Urbánek, generálny riaditeľ Microsoft Česko a Slovensko, vďaka tomuto kroku sa im podarilo znížiť náklady na telekomunikačné služby, cestovanie a kancelárske potreby. „Máme za sebou niekoľko rokov testovania a celofiremných diskusií o tom, kedy byť online a kedy fyzicky prítomný,“ hovoril Urbánek v diskusii.

Forbes Reštart vol. 5: Ako kríza zmenila prácu? Technológie nie sú všetko

Ako novú firemnú kultúru a názvom Nový svet práce zavádzali, ako reagovali zamestnanci a čo urobili ako prvé? Prečítajte si odpovede na tieto otázky a možno aj vás inšpirujú pri transformácii pracovného prostredia.

Čo musel Microsoft urobiť ako prvé? 

Dôvera a osobná zodpovednosť za výsledky namiesto tradičnej priamej kontroly a sledovania počtu hodín — to sú základné veci, bez ktorých sa úspešný remote nepodarí. „Medzi kľúčové patrila aj dostupnosť kvalitných technológií, ktoré majú potrebné funkcionality a spoľahlivo fungujú. No moderné technológie nie sú všetko, nestačí ich len nakúpiť. Musíte si najmä získať zamestnancov, pretože digitálna transformácia je o ľuďoch a tí musia rozumieť, ako tieto nástroje používať,“ približovala pre Forbes Klára Žižková, riaditeľka ľudských zdrojov Microsoft Česká republika a Slovensko.

Ďalším krokom preto bolo zorganizovanie školení či nastavenie evidencie. Okrem toho považuje Žižková za dôležité, aby nové pravidlá mohli pripomienkovať aj zamestnanci.  

Ako sa nastavila komunikácia vnútri firmy?

„Zaviedli sme otvorené kalendáre, aby každý videl, kedy a kde je kolega dostupný. Nastavili sme tímové pravidlá, aby sa ľudia pravidelne vídali aj osobne a aby individuálna flexibilita nerušila výkon tímu,“ hovorí riaditeľka HR. Manažéri sa okrem toho museli naučiť zadávať prácu a riadiť ľudí tak, aby ich podriadení porozumeli cieľom, mohli pracovať samostatne, mali možnosť pravidelne konzultovať postup a možné problémy, ale aj zdieľať nové podnety.

Porušujú firmy pre home office zákon?
Gastrolístky či technické vybavenie má byť samozrejmosťou

Čo by si mali firmy zapamätať pri remote? 

„Na jednej strane nechávame na zamestnancoch, aby sa sami rozhodli, kedy, kde a ako pracujú. Požadujeme, aby splnili svoje ciele, aby spolupracovali na spoločných úlohách, aby boli dostupní pre kolegov a zákazníkov a aby zdieľali, kde a kedy sú a umožnili tak ostatným plánovať,“ vymenúva Žižková. Na druhej strane však pripomína, že veľmi dôležitou súčasťou zmien je otvorená komunikácia a rešpekt, aby individuálny prístup akceptoval aj potreby tímu. 

Na čo by si firmy mali dať pozor? 

Častým strašiakom pri zavádzaní home office je obava zo straty kontroly nad zamestnancami. „Je to výzva predovšetkým pre stredný manažment, ktorý potrebuje opustiť direktívne riadenie a priamu kontrolu a začať hodnotiť ľudí podľa výsledkov,“ opisuje HR riaditeľka. 

Zamestnancom nemôžem sliediť za chrbtom.
Ako sa majú lídri vyrovnať s trendom home office?

Čo pozitívne môže remote priniesť? 

Jedným z najčastejších dôvodov, prečo home office hodnotia pozitívne firmy aj zamestnanci, je flexibilita. Ľudia si dokážu lepšie nastaviť work-life balance, často sú produktívnejší, motivovaní. „Naši zamestnanci sú spokojnejší, pretože flexibilita im umožňuje lepšie zladiť prácu a osobný život – 84 percent zamestnancov potvrdilo, že vďaka flexibilite majú priestor na rodinný život a je pre nich zároveň jednoduchšie spojiť sa s kolegami. Medziročne sa podľa prieskumu zvýšila spokojnosť zamestnancov o 10 percent,“ vymenúva dôvody Žižková s tým, že vďaka tomuto prístupu sa napríklad zvyšuje aj záujem o prácu v ich firme. 

Tipy Microsoftu, ako úspešne zvládnuť prechod na remote:

  • Dobre si nastaviť ciele – tie musia byť dostatočne konkrétne a merateľné, aby nezvádzali k formálnemu odškrtávaniu. A tiež musia byť dostatočne inšpiratívne, aby umožnili ľuďom byť proaktívni a hľadať vlastné cesty, nielen čakať na ďalšie zadania. 
  • Pravidelne komunikovať s ľuďmi v tíme – výsledkom je správne pochopenie cieľov a to, že idete ako tým správnym smerom. Občas si doprajeme neformálny obed či kávu.
  • Oceniť spoluprácu a zdieľanie – spontánne, ale aj v rámci pravidelného hodnotenia. 
  • Stanoviť si takzvané „tímové dni“ – to sú dni v týždni, keď sa všetci stretnú v kancelárii, a na ktoré pripadnú väčšie alebo pravidelné tímové stretnutia.
  • Otvoriť kalendáre, pretože to umožňuje lepšie plánovať čas a organizovať stretnutia. 
  • Dodržiavať princíp dosiahnuteľnosti počas pracovného dňa a prípadné výnimky uvádzať do kalendára. 
  • Rešpektovať voľný čas kolegov.
  • Používať MS Teams – podľa farebného označenia hneď viete, kto je a kto nie je online. Môžete mu poslať rýchlu otázku namiesto mailu. Keď je potrebné, môžete si na jedno kliknutie zavolať alebo zdieľať dokumenty na diaľku.
  • Nebáť sa stretnutí na diaľku – dať jasne najavo, na ktoré stretnutia je možné pripojiť sa cez Teamsy (vložiť odkaz priamo do pozvánky), a kde je nutná osobná účasť (tieto stretnutia smerovať na tímové dni).
  • Zdieľať spoločné dokumenty na OneDrive – takto sú vždy prístupné všetkým relevantným ľuďom v tíme.

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk

Ľutujeme, vašu emailovú adresu sa nepodarilo prihlásiť k odberu.
Ďakujeme za vaše prihlásenie!

Potrebujete ráno získať rýchly prehľad?

Odoberajte Forbes Espresso

O aké témy máte záujem?