30. januára 2020

Stoja za IT outsourcingovou spoločnosťou Titans Freelancers, ktorá sa s viac ako 6 500 IT odborníkmi v databáze prepracovala medzi najúspešnejšie firmy vo svojej brandži. Marek Greško a Róbert Dusík musia ku svojim kalendárom pristupovať zodpovedne. „Je to rutina, ktorá sa mi osvedčila, stihnem toho viac a som efektívnejší,“ hovorí Marek. Ako si teda plánujú svoj čas Titani a aké nástroje využívajú?

Nedeľa za kalendárom

Marek si sadá za kalendár vždy v nedeľu a pracovný týždeň si zvykne plánovať na hodiny a minúty. „Len minimum úloh si presúvam na ďalší týždeň a snažím sa stihnúť všetko tak, ako som si naplánoval. Takto šetrím čas zbytočným prepisovaním plánov,“ hovorí. Do kalendára si okrem stretnutí zapisuje a vyhradzuje čas aj na veci, na ktorých bude pracovať počas dňa, čo mu zabraňuje naplánovať si na konkrétny čas nejaké stretnutie.

Jeho rada znie: Neprepisujte plány, ale plňte úlohy. „Poznám ľudí, ktorí majú v kalendári napríklad 20 úloh na jeden deň z ktorých stihnú štyri, a ostatné každý deň posúvajú. Strácajú tak čas plánovaním už naplánovaného,“ hovorí.

Ako sa motivovať do úloh, na ktoré nie je deadline? Pomôžu vám tipy od psychológa či freelancerov

Priority

Podľa dvojice je podstatné aj triedenie úloh podľa urgencie. „Všetko, čo je potrebné spraviť, si vždy priorizujem. Na základe obsahovej dôležitosti na extrémne dôležité, dôležité a obyčajné, a tiež podľa časovej dôležitosti na urgentné, časovo odolnejšie, teda menej urgentné, a neurgentné,“ vysvetľuje Róbert. Urgentné úlohy, ale aj tie časovo odolnejšie, no s nejakým tlakom, si okamžite zaraďuje do svojho kalendára podľa uzávierky. Podľa obsahovej dôležitosti ich označuje farbou, najtmavšie sú najbližšie a najdôležitejšie, menej dôležité sú svetlejšie. „Každá úloha má v Google kalendári nastavené aj upozornenie, ktorým sa mi pripomenie s dostatočným predstihom,“ dodáva.

Marek si zase úlohy kategorizuje číselne. Každé ráno si všetky úlohy na daný deň napíše na papier a zoradí podľa dôležitosti od 1 až do 3, pričom jednotky a dvojky musí stihnúť počas dňa a trojky môže urobiť aj večer. „V poslednej skupine zvyčajne skončia administratívne úlohy, ktoré môžem riešiť samostatne, bez interakcie s niekým iným,“ hovorí Marek a s úsmevom dodáva: „tieto úlohy si naschvál napíšem na papier a po dokončení si každú preškrtnem, aby som mal víťazný pocit z dokončenia.“

Večernú rutinu neradno podceniť. Čo treba obmedziť pre lepší spánok?

Pravidlo piatich minút

Úlohy, ktoré sa dajú stihnúť do piatich až desiatich minút Titani riešia ihneď a neplánujú si ich.  Táto time-manažment technika je odvodená od pravidla dvoch minút od autora bestselleru Getting Things Done: „Ak dokončenie niektorej úlohy trvá menej ako dve minúty, neodkladajte ju, ale urobte ju hneď. Skúste si aj veľké úlohy rozdeliť na malé časti, ktoré trvajú menej ako dve minúty.“

Úlohy bez termínu samostatne

Keď konkrétne úlohy zatiaľ nemajú presný termín dokončenia, alebo dátum nie je urgentný,  je dobré si ich podľa Róberta vypísať samostatne a nepridávať si ich do kalendára. Aj tak by sa tam totiž stratili popri množstve iných úloh. „Ja si tieto úlohy značím do ‚todo stickerov’, teda zoznamov v rámci Google Keep. Ako som spomínal, aj tieto ‚stickery’ mám rozdelené do farieb podľa obsahovej dôležitosti. Každú úlohu si zaznačím s dátumom, kedy si ju tam zapisujem, aby som následne vedel, koľko času odvtedy ubehlo,“ vysvetľuje.

Na konci každého týždňa si tieto úlohy prechádza a triedi podľa dátumov vloženia, aby videl, ktoré z nich sú tam najdlhšie. To ho zároveň tlačí k ich dokončeniu. „Vždy si vyberiem jednu až dve úlohy, ktoré tam sú najdlhšie, pridelím im deadline a už si ich hodím do kalendára. A to, čo je v kalendári sa spraviť musí, ten zvyšok počká,“ usmieva sa a dodáva, že si týmto spôsobom nezahltí kalendár a zároveň sa stále venuje aj „neurgentným“ úlohám a pekne si ich odškrtáva.

Triedenie emailov a kontrola

Rovnako ako úlohy si Titani kategorizujú aj emaily. „Dôležité emaily, ktorým musím venovať pozornosť, si dávam do hviezdičky a potom mám druhú kategóriu emailov, ktorým sa venujem iba raz týždenne. Vždy si vyberiem iba niekoľko emailov, ktoré stihnem vyriešiť za dve hodiny, čo je čas, ktorý mám pre túto kategóriu vyhradený týždenne,“ vysvetľuje Marek. V rámci Google tiež využíva  plugin poznámky k emailom, kde si značí, čo mu ešte zostáva z emailu vyriešiť, prípadne, kde skončil. Každý piatok tiež prechádza úlohy a termíny členov tímu a kontroluje, či každý dodal to, čo v daný čas sľúbil. Aj preto má pravidlo: V piatok žiadne pracovné stretnutia.

Plánovanie súkromného času

Jedno z pravidiel Titanov znie – víkendy patria rodine. Marek si podobne ako pracovný život zvykne do kalendára značiť aj aktivity, týkajúce sa súkromného života. Vždy v piatok si urobí zoznam úloh, ktoré by mal cez víkend stihnúť. Na začiatku každého roka si tiež vyberie dva sny, ktoré si chce splniť.

Ďalšie „hacky” Titanov:

  1. Každé ráno si nastavím podvedomie tak, že si poviem nahlas, že to bude super úspešný deň a mám nekonečnú batériu energie. Hovorím to niekoľkokrát za sebou.
  2. Náročné úlohy riešte hneď ráno, keď máte najviac energie.
  3. Pokiaľ riešim zložitejšiu úlohu, nedvíham telefóny ani nečítam emaily. Snažím sa sústrediť iba na konkrétnu vec, ktorú mám pred sebou.
  4. Snažím sa dodržiavať pravidlo maximálne dvoch stretnutí za deň.
  5. Každý deň si nechajte aspoň hodinovú rezervu, lebo nikdy nejde všetko podľa plánu.

Našli ste chybu? Napíšte na editori@forbes.sk