9. januára 2019

Všetci máme každý deň k dispozícii rovnakých 24 hodín. Ale bez ohľadu na to, ako dôsledne si plánujeme povinnosti, často nám na konci dňa ostáva nedokončený ‘to-do-list‘. Odpoveďou na problémy s nedokončenými úlohami môže byť opačný prístup. Vytvorte si ‘not-to-do list‘ a sústreďte sa na manažment vašej energie, namiesto aby ste sa výlučne sústredili na to, ako nakladáte s vaším časom. Tu je niekoľko hlavných zlozvykov, ktoré zabíjajú produktivitu, a spôsoby, ako sa ich jednoducho zbaviť.

Nezávisle od charakteru našej práce, veľakrát musíme pozornosť a energiu zamerať na niekoľko úloh súčasne, produkovať nadštandardné výsledky a často motivovať nielen seba, ale aj tím okolo nás. Na vyváženie rôznych aspektov práce a zredukovanie stresu, ktorý pracovný život prináša, by sme preto mali mať na zreteli naše pracovné návyky, pretože môžu pozitívne ovplyvniť každodenný život.

Vďaka organizácii času stíha školu i biznis.
7 rád, ktoré pomôžu aj vám

Je veľmi jednoduché nechať sa rozptýliť aktivitami, ktoré neprinášajú žiadne výsledky, a dostať sa do režimu, ktorý nás vyčerpáva, namiesto aby zvyšoval našu motiváciu a produktivitu. Nedostatok energie, spôsobený vnútornými aj vonkajšími faktormi, nás môže dlhodobo negatívne ovplyvniť a výsledkom je, že ostávame frustrovaní a demotivovaní.

Napriek tomu, že môžeme tieto faktory efektívne kontrolovať, často pokračujeme v aktivitách a návykoch, ktoré nás vyčerpávajú. Tu je niekoľko hlavných požieračov energie a naše tipy, ako sa ich zbaviť.

1. Multitasking

Na rozdiel od populárneho presvedčenia, multitasking nie je efektívny spôsob vykonávania práce. Ľudia, ktorí neustále prechádzajú z jednej činnosti na druhú, potrebujú čas na resetovanie mysle. A čím zložitejšia je úloha, na ktorú prechádzame, tým vyššie sú naše časové náklady s tým spojené. Aj veľmi krátke rozptýlenie prispieva k tomu, aby sme stratili pozornosť a čas.

Efektívnym spôsobom, ako prekonať tento problém, je prestať robiť činnosti, ktoré so sebou neprinášajú návratnosť investície vášho času. Pokúste sa vopred odhadnúť, ako dlho budú jednotlivé aktivity trvať, vyčleňte si konkrétne časové úseky v kalendári a zamerajte sa na tieto úlohy počas daných časovo obmedzených období.

2. Neexistujúce priority a ciele

Veľa pracovných aktivít robíme bez toho, aby sme si presne stanovili dôvody, pre ktoré veci robíme, a ciele, ktoré sa snažíme dosiahnuť. Bez jasne stanovených cieľov je náročné vedieť, či je naše úsilie efektívne.

Osem zlozvykov, ktorých sa musíte zbaviť,
ak chcete byť produktívnejší

Stanovte si ciele a výsledky tak, ako im rozumiete vy, a zvýraznite prípadné konflikty medzi nimi. Napíšte si tieto pracovné a osobné ciele a umiestnite ich na miesto, kde ich budete mať neustále na očiach. Prípadne si vyberte predmety, ktoré vám tieto ciele budú pripomínať, a pravidelne si spomeňte na to, prečo robíte to, čo robíte.

3. Neschopnosť povedať „nie“

Ľudia robia viac, ako naozaj chcú, z rôznych dôvodov – nechcú iných sklamať tým, že povedia „nie“; majú pocit, že nemajú na výber, alebo nemajú reálnu predstavu o tom, k čomu sa zaväzujú. To je len niekoľko dôvodov, prečo sme neschopní povedať „nie“. Avšak, ak neustále prijímate nové záväzky a úlohy, ktoré sú na vás delegované, budete nielen vyčerpaní, ale hrozí vám aj syndróm vyhorenia.

Schopnosť povedať „nie“ adekvátnym spôsobom nie je prejavom neochoty, naopak svedčí o tom, že svoje záväzky beriete zodpovedne. Ak vás niekto o niečo požiada, vyhnite sa automatickému súhlasu,  a otvorene komunikujte, že si musíte preveriť svoje existujúce plány a kalendár aktivít predtým, ako to môžete potvrdiť. Nehovorte „áno“, keď myslíte „nie“.

4. Neustále rozptyľovanie

Podľa nedávnej štúdie prerušíme úlohy v priemere 87-krát za deň. V práci sme pravidelne „bombardovaní“ rozptýleniami a prerušeniami aktivít. A podobne ako pri multitaskingu nútime našu myseľ prepínať z jednej aktivity na druhú, výsledkom čoho je strata pozornosti, času a energie.

Ak chcete odstrániť faktory, ktoré vás pri práci rozptyľujú, nájdite si pokojné miesto na prácu na projektoch, ktoré vyžadujú sústredenie, stanovte si konkrétne časové obdobia na jednotlivé úlohy a vyhraďte si čas na kontrolu emailov a hovorov výlučne medzi týmito obdobiami.

človek za stolom si značí na papier úlohy, na stole je položený telefón a farebné fixky
Nerobte viac vecí naraz, stanovte si ciele a naučte sa povedať „nie“. Aj to vám pomôže byť produktívnejším. Foto: Unsplash/William Iven

5. Perfekcionizmus

Neustále úsilie robiť všetko na sto percent a viac môže byť extrémne vyčerpávajúce a často neopodstatnené. Dokonalosť je nedefinovateľný a nedosiahnuteľný cieľ, ktorý všetci vnímame individuálne. Perfekcionizmus má tendenciu zlepšiť výsledky našej práce, ale tiež nás neadekvátne psychicky i časovo zaťažuje.

Stanovte si objektívne kritériá kvality, požiadajte kolegov, aby vám pomohli definovať štandardy práce a momenty, keď už je nutné povedať dosť, pretože je zbytočné naďalej vylepšovať to, čo ste doteraz urobili. Naučte sa opýtať sami seba, či sú výsledky vašej práce dostatočne dobré, namiesto toho, aby ste investovali čas a energiu do extra úsilia, ktoré nie je potrebné.

6. Nedostatok organizácie

„Všetko na svojom mieste a miesto pre všetko“ je ideálnym spôsobom, ako sa pozerať na to, ako si zorganizuje seba a svoje miesto práce. Pre niekoho znamená organizácia prehľadné súbory, záložky a poriadok vo všetkom, čo robí. Pre iných je organizácia jednoducho spôsob, ako nájsť to, čo potrebujú, aj keď nikdy nemali uprataný stôl.

Vytvorte si systém organizácie, ktorý vyhovuje vám a vášmu pracovnému štýlu. Ušetríte tým veľa času a stresu pri hľadaní dôležitých informácií a dokumentov a hlavne budete mať veci pod kontrolou.

7. Limitovaný čas na reflexiu

Bez reflexie je náročné vedieť, či pracujete na tých správnych aktivitách a či vás tieto aktivity posúvajú správnym smerom k vašim stanoveným cieľom. Urobiť krok vzad a pozrieť sa na veci spätne je efektívny spôsob, ako prehodnotiť negatíva a pozitíva našich aktivít. A zároveň nám môžu pomôcť definovať, čo by sme chceli v budúcnosti robiť inak.

Ak chcete aktivity prebrať s niekým iným, obráťte sa na kolegov. Stanovte si konkrétny čas alebo aktivitu v pravidelných intervaloch, v rámci ktorých sa zameriate na svoje predchádzajúce aktivity a ich analýzu, a aplikujte vaše zistenia a skúsenosti v budúcnosti.

Hlavné foto: Unsplash/Hutomo Abrianto

Petra je zakladateľkou marketingovej agentúry Squirrels&Bears, ktorá sa zameriava na zviditeľnenie a rast malých podnikateľov prostredníctvom nízkorozpočtových marketingových stratégií.