23. februára 2021

Pre väčšinu z nás môže byť ťažké nájsť si polhodinu (alebo viac) na to, aby sme sa skoncentrovali na jeden typ práce alebo jednu úlohu.

Či už bojujeme s rôznymi podnetmi, ktoré nás rozptyľujú alebo nás prerušuje niekto iný, hľadať desiatky minút na hlboké sústredenie sa nám môže zdať až márne. Zaberá však na to jeden šikovný trik z oblasti time managementu.

Time batching, čiže „dávkovanie času“, dokáže výrazne znížiť nielen mentálne vyčerpanie, ale pomôže vám aj dosiahnuť výrazne vyššiu úroveň produktivity.

Len 29 % ľudí dokáže nerušene pracovať

Ak sa dokážete nerušene sústrediť, ste vďaka tomu nielen produktívnejší, ale zásadne to zlepšuje aj vašu mentálnu spokojnosť. Na základe desiatok tisíc odpovedí účastníkov online prieskumu, ktorý sa týkal fungovania rôznych praktík time managementu, vieme, že asi 71 percent ľudí počas práce niekto alebo niečo vyruší.

Navyše je aj vyššia pravdepodobnosť, že ľudia, ktorí sa dokážu podobným prerušeniam práce vyhnúť, skončia pracovný deň s pocitom, že prežili naozaj úspešný deň.

Reklama

Na University of Michigan sa uskutočnila štúdia o kognitívnych procesoch v prepínaní medzi úlohami. Vedci počas nej zistili, že ľudia strácajú veľké časové úseky len preto, že zbytočne prechádzajú z jednej úlohy na druhú. Čím komplikovanejšie sú úlohy, tým viac času stratia.

Zmena cieľu nás vyčerpáva

Keď meníte predmet práce, prebiehajú dva mentálne procesy: zmena cieľa a vnímanie nových pravidiel. Vyžaduje si úsilie a čas, aby ste si uvedomili nový cieľ, na ktorom pracujeme, a „prepli“ svoje mentálne nastavenie z pravidiel potrebných pre predchádzajúcu úlohu na tie nové.

Zdalo by sa, že mozog tieto procesy zvládne rýchlo, a v zásade je to aj pravda, no počas dňa môže byť častá zmena tém a úloh vyčerpávajúca. Vedci zistili, že takéto mentálne prepínanie by mohlo človeka pripraviť o 20 až 40 percent potenciálnej efektivity pri práci.

Čo s tým vie urobiť spomínané „dávkovanie času“? V podstate ide o to, aby ste si určili úlohy, ktoré sú podobné, a stanovili si na ne určitý časový úsek (aj keď by to bolo len 20 minút). Počas tohto úseku sa sústredíme len na tieto úlohy.

Uveďme si príklad.Predstavte si, že ste pár dní sledovali, akým úlohám sa najčastejšie venujete. Následne si ich treba rozdeliť do niekoľkých úsekov podľa typu danej úlohy:

  • úlohy, nad ktorými sa treba hlbšie zamyslieť (premýšľanie o novom výskume, písanie knihy či článkov a podobne),
  • učenie sa (štúdium, zisťovanie nových informácií a nácvik nových postupov),
  • interakcia s klientmi alebo prezentácie,
  • administratívna práca (e-maily, riešenie rozpočtu, účtovníctvo),
  • interné rozhovory (rozhovor s kolegom, malé porady a podobne),
  • štatistika, analytika a dátové úlohy.

Jeden typ, jeden čas

Každý jeden typ úlohy si vyžaduje osobitý prístup. V prvom potrebujete kreativitu a zvedavosť. Naopak, v štatistike zasa počítate a musíte myslieť analyticky.

Značne vám však pomôže, ak si dokážete naplánovať prácu tak, že nebudete musieť preskakovať z jedného typu práce na druhý.

Pravidlá a mentálne nastavenie sú pri rôznych typoch prác radikálne odlišné. Prepínanie teda znamená, že míňate energiu, aby ste sa preprogramovali. Okrem plytvania časom s tým prichádzajú aj chyby.

Keď sa na to pozrieme ešte hlbšie, zistíme, že každý z nás je produktívny v inom čase. Preto je vhodné, aby ste si podľa toho rozvrhli svoju prácu. Napríklad, ak ste najproduktívnejší skoro ráno, je dobré, ak si na tento čas naplánujete úlohy, na ktoré sa potrebujete sústrediť.

Keď istý čas budete skúmať svoju pracovnú morálku, zistíte, kedy sa vám konkrétny typ úloh rieši najlepšie. Keď si naplánujete úlohu, pri ktorej sa potrebujete plne sústrediť, pokúste sa odbúrať všetky rušivé elementy. Upozornite aj kolegov, že nie ste aktuálne dostupný. Vtedy sa snažte sústrediť bez prerušenia.

Podobné pravidlo platí aj pre ostatné typy úloh.

Ideálne by bolo, keby sme takéto úseky plánovali v hodinovej až dvojhodinovej dĺžke, ale aj tridsať minút kvalitnej práce dokáže spraviť výrazný pokrok.

Ak sa po obede neviete sústrediť, naplánuje si vtedy jednoduchšie úlohy. Možno zvládnete stretnutie s kolegami alebo zákazníkmi. A ak vám po stretnutiach zostane trošku voľného času, mali by ste ho využiť na podobné typy úloh.

Autor článku Mark Murphy píše na Forbes.com o práci.

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk.

[espressoform