Od januára 2027 prestane byť faktúra medzi slovenskými firmami papierom alebo PDF súborom v maile. Platitelia DPH ju budú musieť pri domácich obchodoch s firmami aj so štátom vystaviť v štruktúrovanom elektronickom formáte a poslať cez certifikovaného poskytovateľa, takzvaného digitálneho poštára. Ten ju doručí odberateľovi a údaje z nej zároveň odošle finančnej správe, ktorá ich tak bude mať takmer v reálnom čase.
Pre mnohých podnikateľov to znie ako úľava, keďže faktúru vystavia, systém ju odošle a o zvyšok sa postará softvér. Za chýbajúce, chybné alebo oneskorene nahlásené údaje však hrozí pokuta do 10-tisíc eur a pri opakovanom porušení až do 100-tisíc eur. Pred januárom si teda mnohí pokladajú otázku: kto je vlastne zodpovedný, keď sa niečo pokazí?
„Zodpovednosť závisí od príčiny problému a od toho, kto porušil svoju povinnosť,“ odpovedal pre Forbes Slovensko Peter Jakubík, CEO bratislavskej technologickej firmy Flowis, ktorá pre e-fakturáciu vyvinula vlastné riešenie s názvom Digitálny poštár.
Ich zmluvy podľa neho oddeľujú zabezpečenie doručovacej služby od zodpovednosti zákazníka za obsah vložených údajov, účtovníctvo a archiváciu. Poštár teda ručí za to, že faktúra dorazí. Za to, čo sa v nej píše, ručí ten, kto ju vystavil.
Človek zostáva
Sieť Peppol, cez ktorú sa e-faktúry posielajú, má podľa Jakubíka jednu výhodu, ktorú klasický mail nemal. „Máme k dispozícii aj potvrdenie o doručení dokumentu a chybná faktúra sa v podstate ani neodošle,“ hovorí. Pri spore sa tak dá spätne zistiť, čo sa s faktúrou stalo, a pri dočasných chybách systém prenos opakuje.
Kontrola pred odoslaním však stráži formát a povinné údaje. Ak niekto zadá nesprávnu sumu, sadzbu DPH alebo zlého odberateľa, faktúra môže byť formálne v poriadku a sieť ju doručí. Odmietnuť ju cez Peppol navyše nemožno, príjemca musí kontaktovať vystaviteľa a ten vystaví opravnú faktúru, na čo má rovnako ako pri bežnej faktúre 15 dní.
E-faktúra preto účtovníka nenahrádza. Za obsah faktúr, účtovníctvo aj archiváciu zodpovedá aj naďalej firma, teda v praxi konkrétny človek, či už je to sám podnikateľ alebo účtovník, ktorému túto prácu zveril. Softvér mu môže ušetriť prepisovanie dokladov, Flowis na to používa vyťažovanie dát pomocou umelej inteligencie a strojového učenia aj vlastnú agentku Lumi. Avšak zodpovednosť za obsah sa podľa zmlúv na poskytovateľa nepresúva.
Zákon pritom s chybou na strane poskytovateľa počíta. Pokuta nehrozí, ak firma zjavnú chybu hneď opraví, a ani vtedy, keď zlyhal digitálny poštár a údaje sa nahlásili hneď po odstránení poruchy.
Nakopené faktúry
Čo sa stane, keď spracovanie faktúr zlyhá, Jakubík zažil ešte pred Flowisom. Z Bratislavy riadil digitálnu transformáciu firmy s desaťmiliardovým obratom a po mesiaci ostrej prevádzky nového softvéru, ktorý vtedy vybrali, mal na stole 30-tisíc nezaúčtovaných faktúr. Dodávatelia volali jeden za druhým, pýtali sa, prečo nedostali zaplatené, a hrozili zastavením dodávok. „Podcenil som, aké je spracovanie dodávateľských faktúr komplexné,“ priznáva dnes.
Riešenie napokon našiel u Ladislava Gallaya, ktorý ešte ako študent informatiky na STU dostal na brigáde v nadnárodnej firme za úlohu opraviť integráciu s e-mailovým klientom. Zákazka prerástla do systému na spracovanie a schvaľovanie faktúr a manažéri si ho brali so sebou, keď menili zamestnávateľa.
Gallay v roku 2015 spoluzaložil firmu na vývoj softvéru na mieru. Keď rovnaké jadro programoval po šiesty či siedmy raz, začal uvažovať o produkte. Jakubík sedel pri jednej z implementácií na strane klienta a v roku 2021 sa k firme pridal ako výkonný riaditeľ.
Iróniou 21. storočia je scenár, že človek má informačný systém, ktorý mu vystaví faktúru, a on ju vytlačí alebo z nej spraví PDF a pošle zákazníkovi. Ten ju manuálne naťuká zase do svojho systému.
Flowis dnes z faktúry pomocou umelej inteligencie vyberie údaje, porovná ich s objednávkou, pošle doklad na schválenie a posunie ho do účtovného systému. Podľa Jakubíka ho používa viac ako 120 klientov, z ktorých vyše 10 má ročný obrat nad miliardu eur a päť viac ako 20 miliárd.
U najväčšieho klienta beží v 50 krajinách a mesačne spracuje približne 100-tisíc faktúr. Firma má viac ako 40 ľudí, vyše 18-tisíc používateľov a jej systémom prejde každý mesiac viac ako štvrť milióna faktúr.
Po rokoch rastu najmä v zahraničí sa kvôli januárovej povinnosti viac sústreďuje aj na Slovensko. Služby digitálneho poštára ponúka aj malým firmám a živnostníkom. „Iróniou 21. storočia je scenár, že človek má informačný systém, ktorý mu vystaví faktúru, a on ju vytlačí alebo z nej spraví PDF a pošle zákazníkovi. Ten ju manuálne naťuká zase do svojho systému,“ hovorí Gallay.
Únik dát
Okrem chyby v obsahu je tu ešte druhé riziko. Faktúry nesú obchodné údaje a pri živnostníkoch aj osobné údaje. A tie teraz putujú cez účtovný softvér, poštára, sieť Peppol až po finančnú správu.
„Najväčšie riziko vidíme v neoprávnenom prístupe k údajom, či už cez zneužitý používateľský účet, nedostatočne chránené prepojenie systémov alebo chybu v softvéri,“ hovorí Ladislav Gallay. Flowis preto údaje šifruje pri prenose aj pri uložení, prístupy obmedzuje len na rozsah potrebný na konkrétnu prácu a používa dvojfaktorové overovanie. Bezpečnosť preveruje každoročnými penetračnými testami. „Cieľom je, aby pri zlyhaní jednej ochrannej vrstvy zostali účinné ďalšie,“ dodáva Gallay.
Podľa GDPR vystupuje poskytovateľ pri spracúvaní faktúr ako sprostredkovateľ a zákazník má právo na audit. „Údaje spracúvame počas poskytovania služby v nevyhnutnom rozsahu. Po skončení zmluvy má zákazník 30 dní na export. Následne môžu byť vymazané, ak ich uchovanie nevyžaduje zákon,“ vysvetľuje Jakubík. Ak by dáta unikli, posudzuje sa podľa neho aj to, či poskytovateľ splnil svoje vlastné povinnosti podľa GDPR.
Slovensko pritom nestavilo na jeden centrálny štátny systém, poštárov je na trhu viac. Kritici upozorňujú, že viac poskytovateľov znamená viac miest, kde môžu dáta uniknúť. Gallay to nepopiera, no zároveň podľa neho takýto model obmedzuje dosah výpadku jedného z nich na zvyšok trhu. „Veľkú nevýhodu sme nedávno pocítili pri opačnom, centralizovanom modeli pri jednej štátnej službe, ktorej výpadok spôsobil úplné ochromenie systému na niekoľko dní,“ hovorí.
Pred podpisom
Ako si teda môže podnikateľ, ktorý technike nerozumie, overiť, komu faktúry zverí? Jakubík by začal overením poskytovateľa v oficiálnom registri finančnej správy. Potom by si vypýtal doklady o riadení bezpečnosti, napríklad certifikáciu, ktorá pokrýva danú službu, a informácie o nezávislých bezpečnostných testoch.
Rovnako dôležitá je podľa neho zmluva. Má z nej byť jasné, kde sa údaje ukladajú, kto k nim má prístup, ako sa riešia incidenty, ako sa faktúry archivujú a ako si zákazník dokumenty odnesie, keď bude chcieť poskytovateľa zmeniť. Finančná správa pritom odhaduje, že predplatné u poštára bude stáť približne päť až 12 eur mesačne.
„Dôveryhodný poskytovateľ dokáže tieto otázky zodpovedať konkrétne a svoje tvrdenia doložiť,“ hovorí Jakubík.
