25. októbra 2017

Poznáte niekoho, kto má rád emaily? Ja nie. Môžu byť frustrujúce a deň niekedy nemá dosť hodín na to, aby ste ich všetky vybavili. Ale pre väčšinu administratívnych pracovníkov je email realita a tiež spôsob, akým sa jednoducho robí biznis.

Môj pracovný email (len ten smerujúci von z firmy) dosiahol ročnú hranicu 17-tisíc. Trávim hodiny posielaním v priemere 76 mailov denne. Ešte k tomu prirátajme ich čítanie, mazanie, procesovanie. Z veľkej časti je mojou prácou predstavovanie iných ľudí sebe navzájom pomocou emailu. Takže… snažíte sa, čo najlepšie predstaviť niekoho niekomu inému, prepojiť ľudí tak, aby z toho mal každý úžitok.

Prísť o 5 minút skôr, to je načas. Načas je neskoro. Neskoro je neprijateľné

V závere dňa môžu moje tipy, ako na efektívnejší email, pomôcť, ale čo zaváži najviac je, kto email posiela a všetky očakávania vybudované na základe predošlej interakcie. Vaša reputácia a vzťahy sú obrovskou motiváciou a závisí od toho počet odpovedí, ktoré na email dostanete.

Buďte osobný

Recipienta si zrešeršujte. V emaili by malo byť „počuť váš vlastný hlas“. Hovoríme tu o dvoch vetách na úvod, ktoré dokážu, že ste si ho aspoň pregúglili. Stačia dve vety, prečo by sa mali o vás zaujímať a čo z toho majú.

Dajte zbohom „to-do listom“. 7 rád, ako si naplánovať čas a mať z toho radosť

Podľa situácie treba posúdiť, že ak od nich napríklad chcete tri rôzne veci, či nestojí za to poslať im tri emaily.

Prinúťte ich čítať a reagovať

Menej je viac. Skráťte svoj mail na minimum, aby ste sa dostali k pointe. Otázku dajte boldom. Uľahčite im hľadanie toho, čo od nich chcete. Efekt môže mať aj podčiarknutie slov alebo ich preškrtnutie. Ale dajte si pozor na viacero rôznych fontov, hlavne keď kopírujete text a vkladáte ho. V najlepšom prípade budete pôsobiť ako lenivec, v horšom to bude vyzerať ako požiadavka na výkupné pozliepaná z novinových písmen. Dôležité je mať pekný čistý podpisový vzor so všetkými kontaktnými informáciami.

Individuálny cieľ

„Ak posielate mail každému, neposielate ho vlastne nikomu.“ Toto je veľmi časté pri mailoch, ktoré prichádzajú do firmy napríklad všetkým partnerom. V tom prípade je tiež ťažké určiť, kto má vlastne odpovedať, lebo všetci si myslia, že na správu odpíše ten druhý. Najlepšie je napísať jednému a ostatných dať do kópie.

Čas a termíny

Ak očakávate, že odpoveďou má byť stretnutie, dajte recipientovi čas. Ak už ale bude so stretnutím súhlasiť, odpovedzte mu rýchlo a ponúknite viacero termínov.

Spýtajte sa, nežobrite

Váš email bol odoslaný, ale nikto sa neozval – mali by ste poslať ešte jeden? Alebo jeden každý deň počas celého týždňa? Nie – jeden skutočne stačí (nanajvýš dva) v rozumnom rozmedzí pár dní alebo až týždňov. Dobrou stratégiou je zahrnúť do novej správy tú starú s komentárom „aby sa vám to nestratilo“ alebo „deadline je v pondelok a chcel som si byť istý, že ste email dostali“, prípadne „chcel som si byť istý, že vám to nespadlo do spamu“.

Domnelé negatívum

Pokročilejšia forma vyžiadania si reakcie na dôležité maily, ak ste od prijímateľa už dlhšie nič nedostali. „Predpokladám, že nenájdeme spoločnú reč, ale chcel som sa uistiť…“ alebo „Vaša firma teraz možno nechce investovať do mojej spoločnosti, ale…“

Nepoužívam to často, ale ak už, tak zisťujem, že to má 50-percentnú úspešnosť odpovede. Z polovice dokonca pozitívnej. Pre ľudí je ťažšie si priznať, že by im niečo mohlo uniknúť, ako to jednoducho len ignorovať.

Uzavrite to

Najlepšia je rýchla správa, aby ste dali zodpovedným vo firme vedieť, ako to dopadlo. Nech už je výsledok pozitívny, negatívny alebo akýkoľvek. Feedback je dôležitý. 140-znakov (ako na Twitteri) vám neskôr môže pomôcť vyniknúť medzi ostatnými.

Autor Bruce Upbin príse pre Forbes.com o technológiách.