15. júla 2019

Pôsobia na Macquarie Graduate School of Management (MGSM) v Sydney a len nedávno uskutočnili sériu zaujímavých experimentov. Matej Lorko a Maroš Servátka spoločne s doktorkou Lylou Zhangovou skúmali projektové zlyhania, ktoré vznikajú v dôsledku nerealistických časových plánov, a možné cesty, ako plánovať lepšie.

Na otázku, prečo bývajú naše časové odhady často nepresné, majú psychológovia a ekonómovia mnoho odpovedí. Chyby pri plánovaní pripisujú sklonom k optimizmu, preceňovaniu svojich schopností alebo tendencii používať krátke termíny na odovzdanie úloh ako nástroj sebamotivácie. Pri niektorých projektoch sa dokonca neplánuje a neodhaduje vôbec.

Výskumníci v Sydney otestovali domnienku, podľa ktorej sa nepresné projektové plány dajú často vysvetliť pomocou fenoménu zvaného ukotvenie, po anglicky anchoring. Zistili, že rôzne kotvy môžu mať na nerealistických časových plánoch rozhodujúci podiel, ale zároveň je možné ich využiť aj v prospech projektov.

Jeden z dvojice Slovákov, Maroš Servátka, získal nedávno ocenenie Outstanding Achievement Award, ktorú udeľuje Institut Ronalda Coase'a. Foto: archív Maroša Servátku
Jeden z dvojice Slovákov, Maroš Servátka, získal nedávno ocenenie Outstanding Achievement Award, ktorú udeľuje Institut Ronalda Coase’a. Foto: archív Maroša Servátku

Ako zlepšiť odhadovanie a plánovanie času na projektových úlohách? Čitateľom Forbes dávajú šesť tipov:

  1. Dajte si pozor na laické návrhy a očakávania.

Nepodložené návrhy majú na výsledný projektový plán často neočakávaný vplyv, pretože ľudia majú tendenciu „ukotviť“ svoje úsudky a odhady na dostupné informácie, hoci aj nerelevantné. Môže ísť napríklad o názor vedenia firmy alebo klienta, kedy by mohol byť pripravovaný projekt dokončený.

Dajte zbohom „to-do listom“.
7 rád, ako si naplánovať čas a mať z toho radosť

Medzi ne patria odhady z brucha („Ako dlho? Možno tri mesiace?“), sugescie („Myslíš, že nám na to budú stačiť dva týždne?“), očakávania klienta („Produkt by sme chceli uviesť na trh pred letnou sezónou.“) či nezáväzné termíny („Riaditeľ vyslovil zámer dokončiť projekt do konca roka.“). Nízka kotva môže zapríčiniť podhodnotenie a vysoká zase nadhodnotenie času potrebného na dokončenie úlohy.

  1. Nezabúdajte na spätnú väzbu pri ukončených projektoch, najmä ak boli časové plány nepresné.

Manažéri často očakávajú, že z nepresne naplánovaných projektov sa ich projektové tímy dokážu poučiť a v budúcnosti budú plánovať podobné projekty presnejšie. To sa však v praxi nedeje. Experimenty ukazujú, že skúsenosti s plánovaním nestačia, kľúčová je spätná väzba. Ak ľudia zodpovední za plánovanie projektov nedostávajú dostatočnú spätnú väzbu o skutočnom trvaní projektových úloh, môžu ostať v nevedomosti, čo sa vlastných omylov týka.

Vďaka organizácii času stíha školu i biznis.
7 rád, ktoré pomôžu aj vám

V budúcnosti sa pravdepodobne budú pri plánovaní podobných úloh opakovať rovnaké chyby. Porovnanie plánovaného a skutočného času je dôležité pre zlepšenie odhadovania aj pri malých projektoch, ktoré realizuje jednotlivec. Pri takýchto projektoch totiž hrozí budúce ukotvenie sa na svoj (často nepresný) prvý odhad.

  1. Odhadujte aj spätne.

Užitočným nástrojom na objavenie nedostatkov môže byť aj retrospektívne (spätné) odhadovanie. Experimenty ukazujú, že kotvy neovplyvňujú iba odhady pred vykonaním úlohy, ale aj retrospektívne odhady, ktoré sa zase prenesú do budúcich odhadov. Tým vzniká trvalé ukotvenie. Čo s tým? Po ukončení projektu, ale ešte pred podaním spätnej väzby, sa opýtajte svojho projektového tímu, ako dlho jednotlivé úlohy trvali. Je pravdepodobné, že retrospektívne odhady budú viac podobné projektovému plánu ako realite. Rozdiel medzi retrospektívnym odhadom a skutočnosťou vytvorí dobrý priestor na poučenie sa.

  1. Využite kotvy vo váš prospech.

Pri plánovaní úloh začnite so zvážením historických dát, napríklad dĺžky trvania podobných projektových úloh v minulosti. Jednoduché štatistiky z podobných projektov vhodne dopĺňajú tradičné spôsoby plánovania. Priemerný čas trvania podobnej úlohy je dokonca často presnejší a jednoduchší odhad ako subjektívny odhad aktuálnej úlohy. Manažéri tak môžu poskytnúť plánovaciemu tímu priemerný čas trvania úlohy ako užitočnú kotvu.

  1. Nezabúdajte na to, že projektový tím pracuje iba s tým, čo má v rukách.

Projektový tím zvyčajne plánuje podľa projektovej dokumentácie, tá však neobsahuje a ani nemôže obsahovať všetky detaily o požadovaných projektových výstupoch. Výskum zistil, že ľudia sa pri plánovaní riadia pravidlom „existuje iba to, čo vidím“ (what you see is all there is), a preto chýbajúce požiadavky v dokumentácii nevedome ignorujú. To vedie k príliš optimistickým odhadom.

Dôkladnou projektovou dokumentáciou sa dajú optimistické odhady potlačiť, avšak aj odhadovanie na základe detailnej dokumentácie môže viesť k nepresnostiam z dôvodu veľkého rozptylu v odhadoch. Experimenty ukazujú, že plánovanie na základe historických dát vedie k lepším výsledkom ako plánovanie na základe jednoduchej, ale aj viac detailnej projektovej dokumentácie.

  1. So sebadôverou opatrne.

Nakoľko svojmu projektovému plánu veríte? Pravdepodobne až príliš. Experimenty otestovali aj to, ako sa použitie historických dát a tiež menej a viac detailná projektová dokumentácia prejaví na dôvere plánovača v tom, ako presný bude jeho odhad. Výsledky potvrdili, že kvantita ani kvalita informácií poskytnutých pred odhadovaním nemá na dôveru v odhady žiadny vplyv. Ľudia boli rovnako sebavedomí bez ohľadu na to, čo všetko pred odhadovaním o danej úlohe vedeli či nevedeli.

Hlavné foto: unsplash

Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk